Editer Recommend

谷歌前首席信息官分享风靡谷歌的信息整理术，帮助现代人彻底告别无序工作，学会利用数字工具为大脑减压。《Google工作整理术》告诉你：不要花太多时间给信息归档，用的时候学会去搜索；在数字信息文档中加上关键词，方便日后检索；从前，知识就是力量，现在，共享知识才是力量；把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡。这些实用Tips都揭示了：信息整理才是高效工作的关键，信息整理已是现代人的工作必备技能！

Content Description

每天，当你坐在办公桌前，大量信息蜂拥而来，迅速占据了你大脑中记忆储蓄的有限空间。这时你往往不知如何过滤无用信息，被信息潮不断驱赶着奔向焦头烂额、无从下手的杂乱工作中……整理信息已成为现代人急需掌握的必备技能。

谷歌作为引领全球的信息搜索与整合巨头，拥有能够有序整理信息的独特方式。而谷歌首席信息官便是主导这一“信息工厂”的总工程师。如今，曾担任“总工程师”的道格拉斯? 梅里尔亲自将风靡谷歌的信息整理方式分享给大众读者，帮助现代人克服无序工作的通病。通过阅读本《Google工作整理术》，读者能够一边在有目标的情况下有效地过滤信息，一边利用数字工具整合信息、高效工作。无论你是职场新人，还是企业高管，都应该学会如何在信息时代做一个超前的工作整理达人。

Author Description

道格拉斯· 梅里尔，谷歌前首席信息官及全球工程技术副总裁。后出任百代唱片公司数字音乐事业部总裁兼新音乐首席运营官。日前，梅里尔创办了ZestFinance公司，成为美国大数据分析的先锋。梅里尔拥有普林斯顿大学认知科学博士学位，他还是一位科技作家，文章经常发表在《福布斯》网站、《纽约时报》等媒体上。

詹姆斯·马丁，获奖博主，其作品经常发表在《计算机世界》、《纽约时报》、《华盛顿邮报》网站主流媒体上。他为众多企业开发搜索优化内容，并专门撰写搜索引擎优化及社交媒体的文章。他曾与道格拉斯?梅里尔在谷歌共事。

Comments

《Google工作整理术》是一部开山之作，它能引导你找到适合自身独特个性的问题解决方案。作者睿智、客观，书中满是切实可行的指导建议。

——《纽约时报》

道格拉斯·梅里尔的这本书简直是个奇迹：不长的篇幅，简短的步骤，他阐明了在一个信息太多、时间太少的世界上，如何变得精明强干、信心十足。

——《福布斯》

Catalogue

前言// 第一部分.全面认识自己

第一章鸡尾酒会与麦片：探索我们的大脑

体验“鸡尾酒会效应”

为什么不能同时执行多重任务

从短期记忆转入长期记忆

用故事帮助记忆

故事中的上下文语境

面对多项选择，如何作出决策

人们为何墨守成规

第二章我是上班一族：让朝九晚五的工作和生活不再混乱

朝九晚五工作日的陷阱

暑假的困境

交通拥堵，汽车蜗行

从前，知识就是力量

现在，共享知识才是力量

如何巧妙的工作

第三章赛车、篮球、短裤及歌剧：认识自己的短处，突破制约

识别假性制约与真实制约

认识自己

制约是否在你的掌控之中？

何时忽略制约

压力带来的制约

第四章登山还是在家健身：目标清晰，才能井然有序

要懂得何所为，何所不为

灵活变通

轻装上阵

如何进行决策

第二部分.全球的Google工作生活方式，和无序说再见吧

第五章超越泰勒主义—为什么说搜索很重要

组织方法为什么不能千篇一律

信息搜索的必要性

第六章是法国的巴黎，还是拉斯韦加斯的巴黎？——如何玩转搜索

搜索引擎的设置

获取相关度最高的搜索结果

搜索引擎还是一个计算器

Google搜索的小窍门

利用Google实现本地搜索

第七章彩色笔与过滤器：我们为什么一定要养成信息过滤的好习惯

目标是信息存储的向导

信息过滤的诀窍

回顾信息的好处

养成信息过滤的习惯

第八章纸质文档与电子文档，孰优孰劣

何时适宜使用纸质文档

纸质文档的不利之处

云存储的好处

做笔记的重要性

无纸化办公的前世今生

从纸张到电子文档的尴尬过渡

纸质传媒依然重要，不过……

第九章用活电子邮箱：把它变成可搜索的历史档案库

Gmail：与你息息相关

意料之外的重大创新

Gmail的会话功能

在Gmail地址上填个加号

待办事项清单及Gmail的其他用途

与Outlook和谐共处

Gmail，你可以这样用

第十章为什么应该在网上保存日程表

可以搜索和共享的Google日历

红色=工作日程，蓝色=娱乐日程

第十一章如何轻松管理文档及网上内容

利用Google文档实现实时协作

管理临时信息

Google阅读器，随时随地的方便阅读

未雨绸缪

第三部分.克服大大小小的挑战

第十二章避免大脑压力，集中精力工作

如何减轻大脑压力

减少思维转换的策略

如何才能不分心

第十三章在海滩上收邮件：怎样把工作和生活完美融合

转换思维

度假时收不收邮件？

出差旅行如何能不受煎熬

第十四章如何处理意外事件

一连串的误解

战胜病魔

减小压力

信息共享

未来无法预见，但要作好准备

第十五章真的可以如此有效

结语

Book Abstract

第一部分全面认识自己

第一章鸡尾酒会与麦片：探索我们的大脑

做好探讨有序组织这个主题的准备了吧？很好。我也准备好了。不过，首先我想让你把书放下。

放下书，抬起头，环顾四周。

你看到什么了？不管你周围的环境是凌乱还是整齐，可以肯定的是，就在你的周边，现在一定会有很多造型、颜色和图案。好的，请把目光移回到书上来。

刚才环顾四周的时候，你的眼睛利用微小的内部透镜（可能还有眼镜上的大透镜）扫描了周边区域，在视网膜上形成影像、形状和颜色。视网膜将信号传导至大脑视觉中枢，形成视觉，从而识别出看到的是墙壁、地板，还是远方的浮云。只是“看一眼”，就会发生这么多事情，想想真是奇妙极了。

现在我们来做个快速测试。回忆一下你刚才环顾四周时看到的所有东西，把它们一一列举出来。不要自欺欺人。继续，我会等着你的。

你能记得的东西有2 个，3 个，或者 4 个，对吧？你看过却记不起来的可能会更多。你只是在阅读一段有关视觉机理的文字，结果可能尤其是这样。事实上，那段文字是个花招，为的是分散你的注意力，让你更不容易记住刚才看到的内容。假如不是我分散你的注意力，你看过而能记住的东西大概会更多一些。不管怎么样，你看过的那些东西有朝一日可能一样也记不得了—除非你在头脑中反复回忆。（尽管记忆锻炼可能并非尽如人意，不过也会提高记忆效果。）

这个练习的要点在于让你对大脑的工作机理有个管窥之见。为什么你应该关注这个问题呢？因为不管你信不信，大脑的工作方式是我们实现有序组织面临的最大挑战。

在我攻读认知学博士学位期间，大脑能做的那些奇妙事情总是让我惊叹不已。例如，只是看到某人鼻子的照片，你就能判断出这个人的性别，估计出他的大致年龄。通过几个音符，你就能听出是哪首歌。看看飞碟怎么飞，只要一两秒的时间，你就能大体判断出它会落在哪里。你和你的大脑真是让人吃惊。

然而，大脑做不好的那些事同样让我十分着迷。譬如你刚才在房间里看到的那些东西，大脑在记忆这类信息方面就特别不称职。这在一定程度上说是值得庆幸的事情。假如我们不会忘记，那么所有这些无关紧要的信息都会留存在脑子里，这会使得我们更难想起重要的内容。

在准确回忆事件方面，大脑的表现也很糟糕，这和做出逻辑决定的方式有关。我知道，你可能会认为自己是个高明的决策者。但是，你不是。诸如从新闻中看到的飞机坠毁之类事件你记得一清二楚，但在你的感觉中，这种事故要比实际情况常见得多。因此，你就决定不坐飞机，因为比起自己开车，你更害怕飞机失事，尽管开车可能比飞行的风险更大。在这一章的后面内容，我会详细讨论做出决定的过程。

大脑还有一种把不同记忆混合起来的倾向。你“回忆起来”的事件可能实际是在不同的时间发生在不同的人身上，而你的大脑又把它们安在其他的事情上。你的大脑可能会感觉记得原本不可能回忆起来的一些事，原因就在这里。例如，你可能认为自己记得_ 岁时发生的一些事情，不过实际上你并不记得。更有可能的是，你父母经常给你讲你_ 岁时的故事，以至于你的大脑决定记住这个故事。你之所以“记得”_ 岁时的事情，并不是因为在那么小的年龄，大脑就能罕见地（假如有过的话）形成持久记忆。

大脑在某些方面可能并不像你想的那样奇妙。不过，你可别太在意。大脑是在久远得无法数清的年代进化发展起来的，首先是为了防止被野兽吃掉，而不是要去记忆清单，存储事件。想想吧，你的大脑大约只有3 磅重，你吃的火鸡都比它大得多。

顺便说一下，假如有人希望我绘制一幅大脑图，用箭头指出其中“用以组织生命活动的区域”，我是办不到的。即使我想这么做，也是不行的。因为在“如何组织信息”这个问题上，很多不同的脑力活动都在发挥着重要作用。

但是，我可以帮助你理解大脑是如何执行有关功能的，从而让你分辨出大脑跟你背道而驰的种种方式，进而围绕这些方式安排工作。不管你相信与否，在你努力组织生活中的所有信息时，对大脑运行方式的理解是至关重要的。

事实上，我们做任何事情都离不开信息。在日常工作和生活中，我们使用的信息经常来自大脑记忆。例如，仅仅为了执行“写电子邮件”这样一项简单任务，就需要我们把存储在长期记忆中的信息转移到短期记忆，诸如我们要在邮件中表达的事实和观点就是这样。如果没有这一过程，我们怎么会知道该写什么呢？

但是我们面临一个挑战：当我们的注意力在一件事情和另一件事情之间徘徊时，我们如何保留所有进入大脑的那些琐碎的内容呢？根据前面做的那个记忆测验判断，我们无法保留这些内容。我们的大脑一次处理的事情是如此之多。不过，我们可以学习掌握一些存储及处理信息的策略，让脑力消耗降到最低程度。这就是我关于有序组织的第一原理：// 为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。//我要提供的相关建议贯穿本书始终。

顺便问一句，你注意到我说的是有关组织的“原理”而不是“规则”了吗？老实说，我不是在这里给你制定规则。规则意味着去约束你，而原理只是我给你提出的新观念、新选项、新手段，以便让你设计出适合自己的进行有效组织的系统方法。

体验“鸡尾酒会效应”

无所不在的大量信息每天都在纷扰和影响着我们的注意力，因而造成大脑紧张。在找到如何让这种紧张压力减到最低程度的办法之前，理解我们注意力的工作方式是很有裨益的。

注意力是一种生存机制。如果没有它，我们早就在知觉和信息的洪流猛浪中溺水而死了。例如，你也会和我一样，脚趾碰到桌子上，就会感觉到。或者窗外传来撞车的声音，你的注意力马上就会被吸引。

刺耳的噪声和敏锐的知觉会抓住我们的注意力，强行进入我们的意识之中，这是很有意义的。我们的感觉总是保持警觉状态，尽管我们自己并没有意识到这一点。如果没有别的作用，这就是我们生存机制的一部分，凭借这一机制，当一只猛虎藏在树丛后伺机扑向我们的时候，人体机能会确保我们敏锐地感觉到这种危险。不过，说来也怪，一些微妙得多的信号经常也会吸引我们的注意力。在一个人声嘈杂的鸡尾酒会中，穿过所有的噪音，突然听到有人在说你的名字，哪怕在这之前，你压根儿就没听见说话人说的一个字。有过这种经历吧？这就叫作“鸡尾酒会效应”，这是早在1__3 年就已创造出来的一个术语，这种效应可是跟醉酒反应一点儿关系都没有，起码在这里是如此。

鸡尾酒会效应为有关注意力的一个最为奇妙的事实真相贴上了标签：在任何特定时刻，你的大脑中暂存的内容比你实际意识到的内容多出很多。然而，大脑注意到什么，并不意味着你就明确意识到什么。在刚才这个例子中，你的脑子里暂存着相关信息（自己的名字），因而名字就进入你的关注之中，而且你的耳朵随之振作起来（“他叫我什么”）。

譬如，此时此刻，你的右脚拇趾有什么感觉？我敢肯定，那里什么感觉也没有。不过，既然我现在提到了右脚拇趾，你可能会感到脚上裹着袜子，或者受到一些压力。因为我提到了它，你就向大脑发出了一个相关信号，因而你的注意力就会集中到右脚拇趾上，从而现在就能体验到那里的感觉。不必担心，你的关注点可能还会继续转移，你会再次遗忘脚趾（直到下次修剪趾甲时再想起来）。

关键在于，即便那么多信息持续不断地涤荡着我们，只有那些真正需要我们予以关注的信息才是重要或者有意义的。其余的不过都是鸡尾酒会上的背景杂音。那么，我们的大脑如何判定什么信息值得保存，什么信息不值得保存呢？这就引出了记忆问题。

在我们注意到某事之后，它就进入了短期记忆。一旦进入了短期记忆，我们就能判定它对我们是否有意义，我们是否需要加以处理。短期记忆的目的是让材料保存的时

间持续几秒钟或几分钟（这种记忆因此而得名）。通常情况下，短期记忆接收的信息都会被丢弃。诸如右脚拇趾包在袜子里这类碰巧注意到的事情，你无须关注。

然而，你经常想要长久地记住某些东西，比如电话号码和他人姓名。不过，这就会有问题。我们的短期记忆一次能够记住的事情最多只有_~_ 件。如果你想在短期记忆里存放10 件事，有些就会被挤走—这就像你拎着三个鼓鼓囊囊的杂货袋上楼梯一样，刚刚拿起的东西，你不是忘了这个，就是忘了那个。

短期记忆无法保存_ 条以上的信息，由此引出了很多有关组织管理的著作所倡导的一条准则，也是我关于有序组织的第二原理：// 让信息尽可能快地离开大脑。//如果你不这样，短期记忆就会超载，你就会忘记想要记住的内容。

爱因斯坦的电话号码

一名记者跟爱因斯坦一起出门散步，他向爱因斯坦索要电话号码，以便再有后续问题时方便向他请教，爱因斯坦欣然答应。等到散步结束时，爱因斯坦掏出电话本，找到自己的号码，念给记者听。这位记者十分惊讶，爱因斯坦回答说：“电话本上已经有了，为什么还要记住自己的号码呢？”

的确，我也怀疑这个故事的真实性，不过，这个故事很有意思。故事说明，有必要从大脑当中移除那些无用的信息，从而让你集中精力于重要的事情。

为什么不能同时执行多重任务

我们的注意力在大部分时间里都是集中于一件事。此时此刻，你可能正在暗笑，因为你一边做着晚饭，一边看着电视新闻，一边在健身器上锻炼，同时还在看书上的这句话。

多重任务是我们当今时代都在做的事情。问题是，我们的大脑无法同时应付多重任务。当你执行多重任务时，你就是在妨碍大脑把信息存入短期记忆的努力—这个进程很脆弱，很难从头重来。信息如果不能进入短期记忆，以后你就想不起来。

多重任务经常让我们手忙脚乱，原因就在于此。的确，你可以在走路的同时嚼口香糖。你在跟朋友打电话的同时，也可以叠衣服。杂技演员在骑独轮车的同时，还会耍弄彩球。这些都是机械性的任务，不需要耗费多少脑力。不过，在很多情况下，多重任务—尤其是在你力图完成两项截然不同的任务，而每项任务又都需要思考和注意力的时候—会使得信息难以编码进入长期记忆。这就引出了我有关有序组织的第三原理：// 多重任务通常会让你降低效率。//

例如，在Google 公司有一个大家普遍接受的做法，开会时都开着笔记本电脑。这不是说人们不关注会议，而只是说大家都有不同的事情要做。同时舞弄几件事，看起来很有效率。然而，事与愿违。到头来，我们很多人显然错失了会议上的很多重要内容，因为我们同时应付多重任务，无法全神贯注于周边的事情。我们要么听不见会议发言，要么即使听见了，也无法集中精力去关注，这就意味着相关内容根本没有进入短期记忆的希望。

会议上开着笔记本电脑，实际上会降低工作效率，这一点明确之后，Google 公司召开的一些会议明确规定“禁带电脑”。当然，这样产生了一个意料之外的后果：每当人们认为自己有更重要的事情要处理时，他们就会直接起身离开会场。这多少会分散会议发言人的注意力，但是起码会让离席者的注意力得到更加高效的利用。（运用方法得当，笔记本电脑实际上可以让与会者共同关注同一问题，而不是让他们分别关注与会议主题毫不相干的内容。在第11 章，你将会明白我的意思。）

多重任务也可能让你付出高昂的代价。不久之前，开车时发送一条文本信息时，我记住了这个教训。（顺便说一句，在公路上执行多重任务是个尤其糟糕的想法。）当时遇到红灯，我正要停车。不幸的是，我对自己跟前车之间的距离判断失误，因为我没有全神贯注。自然我撞上了那辆车。还好无人受伤，不过那条信息成了我发过的代价最大的一条。（别担心，我再也不会在开车时发信息了。在加利福尼亚州及其他几个州，这种行为已经是违法的了。）

从短期记忆转入长期记忆

假定每次收到新信息时你都会予以关注，而且你也不会同时执行多重任务。那么，你如何让那条信息保存的时间超过几分钟呢？你会利用认知科学所说的“编码”（encoding ）过程，把这条信息从短期记忆转入长期记忆。

“编码”这个术语意味着有些东西要从一种形式转变成另一种形式。在大脑中，短期记忆的内容进入长期记忆时会成为一种不同的形式。以电话号码为例，自己理解这个过程。

愉快地开启长期记忆的闸门，回顾一下即将成为你亲密爱人的他（或她）第一次给你留电话号码时的情景。如果你当时没有地方写下号码，大概你会努力去记住它。这会是怎样的过程呢？你可能在头脑中一位数一位数地、一遍又一遍地不断重复那个号码。认知学者把这个过程称为“复诵”。通过复诵号码，你把它从短期记忆编码为长期记忆。经过编码，你就得以如约给你的未来爱人打电话。（今天，很多人甚至不记得配偶的手机号码，因为号码都存储在自己的手机里。不过，在这里还是按照我说的来理解。）

假如一切进展顺利，你在一个时期内固定跟这个人交往，你就不必继续复诵那个号码，因为号码已经存储在长期记忆中。然而，一旦你记住了那个号码，可能你也会注意到奇怪的事情：你能想起整串号码，这没有问题，可是，要从号码序列中挑出单个数字，你或许无法轻松记起。譬如，如果我问你，爱人电话号码的第五位数字是什么，你不费点儿劲儿可能还真想不起来。很可能你需要从头开始，然后在心里一位数一位数地往后数，直至数到第五位。

第一次编码时你是怎样记起电话号码的，以后你又是如何记起来的，注意其中的区别。当你复诵电话号码时，那是一串单独数字的组合。一旦完成编码，整个号码就变成了一件事，不再由独立的单位组成。

事实的确是这样，不过谁会在意这个呢？当然不大可能需要你凭记忆说出电话号码的第五位数字是什么。不过，这个例子表明我们在记忆事情时面临着一个困难：当以不同于初始编码的形式或语境追忆信息时，我们的大脑会遇到麻烦。很快我们就会看到，这一困难会成为有序组织的巨大障碍。

此处所说的“编码”关键在于难以找到一种信息转入长期记忆的方式，让你能在以后需要时可以轻松回忆起那些数据。如果你无法记起那些信息，你就不能使用这些信息，这就意味着它们就像储藏室里压箱底的雨衣一样，只是在你脑子里白占地方而已。不过，这就是有关编码的关键：如果思绪纷乱，你根本就无法编码信息。这就是说，你今后记起这一信息的机会是零。换言之，你是在浪费时间。

信息在你大脑中经过短时间的不断重复（这不是最有效的办法—加上你要是不小心大声念出来，会有被人认为很傻的风险），你是怎样增加将其成功转换为长期记忆从而以后能够轻松记起的机会呢？且看一个故事。

用故事帮助记忆

我知道，你认为自己的记忆力很好。我也相信你。不过，我敢肯定，在回忆那些不经意的信息时，你会感到很吃力，起码有时候会是这样。例如，你现在还记得一开始我让你尽力记住的那些东西吗？这次你在回忆环顾四周看到的东西时，记忆的效果会比第一次好一些，因为我们在一分钟之前复诵过那些内容。但是，我敢说你无法把那些东西全部回忆起来。

然而，如果我给你一张清单，让你从中选出看过的东西，大概你会表现得更好一些。那是因为这项任务涉及的是识别，而不是记忆。由于受大脑对数据编码和记忆方式的影响，识别要比回忆轻松得多。只要有可能，你愿意做多项选择题，原因就在这里。很不幸，我们的生活大多都是围绕记忆来组织安排的，现实生活中没有那么多的多选题可做。

我们再次稍事停顿，再做一个快速记忆测验。你在餐馆点了饭菜，等到上菜时却发现错了，最近发生这种情况是在什么时候？为了回答我的问题，你可能正在思考：“嗯，我在哪里点了菜，但是端上来的是别的呢？可能是在听不太懂我说话的一个地方？哦，对了，就是在日本料理店吃饭的那个晚上……”

最有可能的是，你关于上错菜的回忆是以故事的形式出现的。你的大脑找到了一个故事（此前经历的记忆），在故事当中，服务员给你上错饭菜。你的回忆并不仅仅是从脑海里的陈年旧事中提取出过去经历的单一事实，而是涉及人物、地点及其他相关内容。通过那个故事，你可能会回忆起某些别的信息，比如你点的菜是什么，送上来的菜是什么，餐馆的名字叫什么，甚至还有你当时穿的是什么衣服（尤其是在服务员不小心把红烧汤汁溅到你身上的情况下）。

“故事”这个词是关键。我们更容易记住的不是事实本身，而是作为故事要素的事实。事实干巴巴的，通常也会令人生厌。如果我们无法建立事实之间的联系，那么头脑就难以轻松地记住事实。而故事则是另外一种情形，它具备事实本身所缺乏的方方面面：颜色、行为、特征、景象、气味、声音、情绪，以及可以与我们发生关联的所有内容。针对故事描述的内容，我们可以描绘出自己在做、未做或已做的情形。故事把那些事实串起来，置入有意义的，因而也是可记忆的上下文语境。

根据定义，有序组织需要把零散信息按照有用的顺序存放起来。而给这些信息排序则要求将其编码，并能准确地回忆起来。大脑想要回忆起来的信息不是支离破碎的点点滴滴，而是一个一个的故事。这样一来，对于更好的有序组织而言，找到把事实融入故事的方式就是至关重要的。

要回忆一个事实，先努力想想第一次注意到那个事实时你正在干什么，这是很有帮助的。换句话说，要去回忆为事实提供上下文语境的那个故事。你当时所做的是与事实相关的故事。在我妻子桑娅寻找她钱包的时候，我经常会看到这种情形。她在房间里走来走去，自言自语地嘟囔着：“嗯，我记得刚才就是在这里，我正在这儿看狗，然后我到了那边，拿起一本杂志……啊！我在卧室里拿出了唇膏！”她在那里叙述一个故事，故事说明她可能是怎样丢钱包的，还有钱包在手上的最后时刻她在干什么。这类故事通常能够帮她记起她把钱包误放在哪里。当然，她可以总是把钱包放在同一个地方，然后只要记得那个地方就可以了。不过，这不是她的风格。

为了能够记得，总是按同样的方式做事情，这个策略对找钱包来说是有效的。但是，对我们要处理的其他大多数事情来说，那是不管用的。而这就是故事的用武之地。由此引出了我关于有序组织的第四原理：// 利用故事去记忆。//

刚到百代唱片公司的那几个月，针对公司面临的问题，特别是在数字音乐权益方面，我接受了很多采访。在回答采访和发表演讲时，我需要有关自己工作的一些事实数据，诸如唱片销售商200 强的唱片销量所占百分比之类。

在谈话过程中穿插一些经过深思熟虑的事实会强化你的论证，阐明你的主旨和要点。然而，我在记忆事实方面十分糟糕，记忆数字尤其差劲。而我又不能对记者说：“嘿，稍等片刻，我上网查点东西，这样我能解释明白我的意思。”与此不同，我采用了一种更好的策略，把我想要记住的那些事实编排进有关音乐发烧友及其需求的故事中。这个世界怎么变化，那些变化如何影响人们的购买行为，这些行为跟唱片销售商200 强的销量百分比怎样发生相互作用，故事讲的就是这些问题。

我不是努力通过百分比本身去记住这个数值，而是集中精力去记住那个故事。有了故事，百分比数值就会赶过来凑热闹，就像是在后院里采摘水果会招来苍蝇一样。故事给出了信息内涵的细节碎片，这就让我更容易回忆起来。希望别人也会明白我所努力的要点。

我以另一种方式提出第四原理：利用故事去记忆，在对数据编码之前，故事可以帮你回忆起以后要用到的信息。那么，你可以采用方便以后易于回忆的方式，把信息融入故事当中。当然，这个办法并不简单。你不是神奇魔法师，不大可能预知未来。然而，如果你能想到以后为什么或者怎么样去回忆相关信息，你就可以更好地给信息编码。稍后我会分享利用故事帮助记忆的一种方法，这种方法不需要你预见未来。

……

Introduction

什么？又是一本有关组织的书？“不可能吧？”你或许会这么想。我的意思是说，世界上真的需要再出一本书，专讲如何进行有序组织的吗？

没错。开始着手写本书时，我也在思考同样的问题。那个时候，我是Google （谷歌）公司的首席信息官，该公司以“对全世界的信息进行有序组织”为使命。

那么，身处信息时代该如何进行有序组织呢？显然有人会认为，我必定有一些有用的真知灼见可以分享。

当时我和同事（现在他是最棒的合著作者）吉姆· 马丁坐下来，抛开纯粹的优雅客套，实实在在地讨论“组织”这个主题。事实证明，我发现自己确实有很多新思想可以呈献给大家。

不过，首先请允许我打个小岔。

想象一下这样一幅图景：一个瘦弱的男孩，留着短短的头发，戴着厚厚的眼镜，靠着妈妈坐在一张深色的长木桌前面。桌子对他来说实在是太高了，他在座位上需要尽量坐得直一些，他的双腿耷拉在下面摆来摆去。那是20 世纪_0 年代夏日的午后，地点是美国阿肯色州乡下小小的康韦镇。外边雾蒙蒙的，十分炎热，一点儿生气都没有，只有蚊子飞来飞去。室内开着空调，非常凉爽。

在这个悠闲的美国南方小镇，尽管夏末时节的下午呈现出无精打采的景象，到处都是一派懒洋洋的样子，可是那个男孩一点儿都不轻松，他的心跳得飞快。

他妈妈对着乘法表，不厌其烦地教着儿子。母子二人这么做不是一次两次了。练习做加法、减法和乘法，有时一做就是几小时。在每年开学之前，这都是暑假期间的例行工作。

要是了解这个孩子的家庭背景，你肯定认为他会是个数学奇才。他爸爸是物理学博士，他妈妈拥有两个硕士学位。他的一个姐姐继承父亲的衣钵，正在攻读物理学学位，另一个姐姐拥有中世纪英国文学学位。最重要的是，他哥哥是数学博士。

然而，轮到这个小弟弟的时候，他在一个接一个的暑假里苦熬，学习的竟然是简单的乘法运算。他真是个失败者啊！他自己总是忧心忡忡，生怕大家知道他不够聪明，不够优秀，要不就是担心自己会给这个家庭丢脸。现在大概你已经猜出来了，我就是那个小男孩。或者说我曾经是—现在我长高了，留的头发也比那时候长了。不过，对于当年让我忧心不已的秘密心事，我仍然记忆犹新。

我学不好数学，是因为患有诵读困难症，尽管当时不明所以。诵读困难症是一种学习障碍，单在美国大约就有1 000 万儿童受此困扰。由于诵读困难造成数字颠倒，因而患者经常对数学感到头痛。他们阅读也很困难，因为该病症也会把字母弄颠倒。

比起现在，人们当年对诵读困难症的认知和诊断都要少得多，直到上了高中，我才认识到那是造成我学习吃力的根源。幸运的是，父母对我很有耐心，哥哥姐姐总是帮我完成作业。我学习一直很努力，后来也顺理成章地在学业上取得了好成绩。到最后，我也拿到了博士学位。大概你不会惊奇，我读的是认知学学位—该学科研究人们如何学习，怎样解决问题。我主修这个学科，是因为我想找到帮助那个男孩以及其他类似的孩子的办法，让他们不再对学习感到恐惧、难过、焦虑。

通过研究我发现，人们教授数学以及其他学科的方式与我们大脑的实际运行机制相去甚远。不管是否患有诵读困难症，大多数人学不好数学都不是因为愚笨和懒惰，根本就是因为教学方式不对。事实上，按照大脑的运行方式来看，我们这个世界上绝大多数的组织结构方式都是错误的，这就导致有序组织变得极其困难。（关于这个问题，我会在第1 章中深入解释。）

既然有这些学习障碍（最主要的是诵读困难症），我这个满怀恐惧的小男孩最终怎么能拿到博士学位，并且又当上Google 公司首席信息官的呢？事实上，由于学习让我很吃力，我就拿出很多时间去思考怎么才能避开学习障碍为我设置的种种制约。我努力开发学习技巧和系统方法以减轻大脑压力，帮助自己仅仅关注那些真正需要学习的信息。无论什么东西，我都不会认为那是理所当然的。

我付出了额外努力，开发出组织信息的系统方法，最终顺利完成学业。几年后，幸运之神再次光临，在我的职业生涯中，以前付出的努力又一次得到回报。我之所以受雇于Google 公司，帮助Google “对全世界的信息进行有序组织”，部分原因在于自己曾经从一年级开始就实践过同样性质的工作。不可否认的是，那时涉及的信息量当然小得多。

我把童年阶段和整个成年时期都用于开发组织信息的系统方法，从中受益良多。由于大脑的内在制约没有引起我们的重视，现在很多人在信息掌握方面是紊乱无序的，这可不是无足轻重的小事。我们也没有找到解决这些内在制约的办法。诵读困难碰巧成为我的大脑弱点，不过事实上，人人都有某种形式的大脑局限。

现以记忆为例。人的短期记忆一次只能记住5~9件事。由于没完没了的待办事项不断引起我们的注意，再加上一天到晚积攒起来的信息无穷无尽，我们总是忘这忘那，这就一点儿也不足为奇了。从一项任务转向另一项任务，会把短期记忆中的既有内容排挤出去，也会让事情更加复杂。人的大脑根本就不能同时应付多项任务，原因之一就在这里。

在做决定方面，我们的大脑同样也不擅长，这真是很悲哀。比如说，我们做决定经常是建立在害怕失去什么的基础上，而不是考虑希望得到什么。想想我们在特定时刻面对的许多选择，也就难怪到一天结束时你会感到力倦神疲。

我们感到紊乱无序、压力重重，大脑并不是唯一原因，当今世界上的很多组织结构方式也在拖我们的后腿。认识不到这一点，我们就会继续围绕陈旧过时的社会结构和根本错误的需求信念安排生活。譬如，尽管如今我们在很大程度上已经处在信息经济和服务经济的社会了，然而现在企业还是依靠原本用来组织工厂工人的时间表来安排经营运作。在当今时代，固守工厂式的时间表会带来很大压力，也会产生很多其他问题。孩子上学和放学时间是在很久以前规定的，当时之所以那样安排，是为了不耽误家长在田间劳作。确立我们生活作息所遵守规则的那个时代早就一去不复返了。在那个时候，计算机不是人们生活的中心；在那个时候，父母双方只有一方工作；在那个时候，知识具有强大的力量；在那个时候，上下班一般都很便捷—家居和办公之间泾渭分明。

啊，多好的旧时代呀！

然而，时至今日，现行的社会组织结构还是指望我们有过剩的脑力，从而总是能够想着孩子该在什么时候接回家，门钥匙放在哪儿，重要的营销文案该在什么时候提交以及需要谁来批准。我们对人的大脑和社会结构的认识方式与它们的实际运行机制之间存在严重脱节，再加上层出不穷的信息时时分散着我们的注意力，这是我们如今处于紊乱无序状态的关键问题。

上述问题还隐藏着这样一个事实：如果有什么事情搞错了，我们承受的压力就会直线上升。事实上，或许正是面临的压力促使你拿起了这本书。（顺便感谢你阅读本书。）压力之下，可能会让你去开列待办事项的清单，而这个清单永远也不见缩短。你可能会担心没有时间关心孩子的学习，你也可能会觉得总是落后于别人。

让我们正视这个问题吧。紊乱无序让你感到重重压力，重重压力让你举措失当，举措失当让你承受更大的压力，更大的压力让你更加失误连连。这真是“恶性循环”的一个完美定义。

我对这种恶性循环有所了解，自己以前曾经陷入其中。吉姆和我开始写作本书的时候，我正在调工作，换城市，找房子。那时我刚刚离开Google ，出任百代唱片公司数字音乐事业部总裁兼新音乐首席运营官。由于消费者转向数码音乐，唱片行业面对复杂的技术和组织挑战，正在苦苦应对。百代公司聘用我，部分原因就是希望我能帮助他们掌舵，应对这些挑战。

我对音乐和技术都很痴迷，这个挑战让我由衷地感到珍惜。不过，从硅谷搬到洛杉矶，也会让我面临很多其他的挑战。到了新城市，我觉得自己连百货商店在哪儿都不知道，更别提新公司是怎么运作的了。我以前给自己建立的系统方法和组织结构，现在也无法遵循了。突然之间，我又成了那个剪着短发的男孩，感觉只有自己不懂，剩下一个人在苦学，本来应该很容易完成的任务，我还得熬夜解决。我感受到难以置信的压力。幸运的是，我利用自己开发的组织技术，突破重重压力，找到了一条出路。本书后续章节将会描述这些组织技术。

因而可以说，诵读困难症让我在理解人们如何学习的问题上获得了特别的优势。人的大脑与社会结构时常跟我们作对，在认知科学领域的学习研究帮助我看清了其中的机理。凭借这些知识和观察，我逐步理解了辨别造成紊乱无序的根源的重要意义。不幸的是，对于这个问题，大部分讨论组织专题的著作不是刻意掩饰，就是视而不见。本书并非如此。你为什么不能像期望的那样有条不紊，我希望本书能够帮你理解个中缘由，因为你很快就会看到，这其实不是你的问题。存在一种比你本身更强大的合力，让你总有一团乱麻、支离破碎的感觉。

其实你还远未达到无能为力的程度，这是一个好消息。在工作和生活中会遇到一些困难和挑战，导致你效率低、压力大，我将跟你分享克服这些困难和挑战的经验策略。我要讨论的可不是怎样有序组织衣柜里的衣服之类问题（这方面可能得你来教我），我想分享的是在生活中组织安排任务和信息的技术，以便让你以最低程度的忧虑、更高的效率、更好的效果来实现你的目标。

类似地，我也不会提出“一刀切”的万应灵药式有序组织的概念。始终保持电子邮箱为空？把电脑文件按一层层的文件夹存放？使用电子方式传送财务报表？假如生活中一直都是如此行事，那我将永远生活在颠三倒四的状态。

事实上，即便这些办法听起来都像是很好的组织准则，但我不会去这么做。这不是因为我做不到，而是因为我已经找出了能够更好地适应我们工作生活的组织方式。

例如，在Google 公司的多年工作履历让我理解了技术该如何帮助我们进行组织，而不是把我们淹没于每天汹涌而来的信息汪洋之中。我弄明白了技术是如何让我们更有序、更高效，从而让生活更轻松的，我也弄明白了技术是如何让我们的记忆压力减至最小，让我们的大脑跟我们协调一致而不是处处作对，从而帮助我们减轻压力的。

这就是我打算写作本书的原因：与你分享自己开发出来的方法（有些方法需要利用技术，有些则不需要），绕开人的大脑、社会结构和个人局限强加给我们的种种制约而前进。帮你开发出服务于你自己的系统，让你更有序、更成功、更轻松，这是我的目标。我想帮你停止从事明明是在浪费时间和精力而自己却浑然不觉的那些事情。我还想帮你确定哪些是该做的事，哪些是不该做的事。通过了解、努力和更好地组织，你会发现自己进入了“良性循环”阶段。每天下来，都会让你增一分明晰，多一点儿心劲儿。带着这份明晰、这些心劲儿，而不是重重压力，从事乐趣多多的事情，工作效率会更高。

本书的框架

以下是本书的内容构成。在第一部分，讨论的对象是你。你如何思考，你如何感觉，你所处的社会是什么样子，社会如何对你施加影响，你所受的制约是什么，你该怎样超越这些制约，你的真正目标是什么，为实现这些目标你该如何进行组织。

在第二部分，我会跟你分享自己历年总结出来的有关有序组织的技巧、技术和策略：如何搜索内容，如何组织信息，如何掌握所有的电子邮件、待办事项、相关文档和工作日历。我也会为你指出一些令人惊叹而又唾手可得的工具和技术，诸如智能电话和云计算，我还会帮你找到使用这些工具和技术时适合自己的最佳方式。

在第三部分，针对我们身处的21 世纪面临的大大小小的挑战，将会讨论如何进行有序组织。我将帮助你学会如何把分散精力的情况减到最少，也会解释为什么没有“工作生活两不误”之类的好事。处理那些意料之外的事情，如何帮助你有条不紊地准备好体能和脑力，我将向你展示个中机理—因为这些事情总是会不期而至。等你看完本书的时候，我希望你会为一个全新的开始做好准备，从此让你的人生变得井井有条。

那么就让我们开始吧，好吗？现在天气晴好，没有蚊虫叮咬，我也保证不用让你重背乘法表。

要这些歌词干什么？

我专心著述已经有很长时间了，这些著作形式不一，目标各异，而且阅读对象也不尽相同。不过有个做法始终如一：多年以来，我都会以这样或那样的形式，把音乐穿插到著作当中。

我热爱音乐。无论什么时候，只要有可能，我的人生演出都是以自己最喜爱的音乐为背景进行的。例如，在我写这些文字的时候，就正听着平克· 弗洛伊德演唱的《月亮的阴暗面》（Dark Side of the Moon）。

我还发现音乐可以减缓压力，起码就我而言是这样。这是一本讨论如何通过更好的有序组织来减轻压力的著作，因此本书更要有自己的音乐，这是十分自然的事情。歌词本身述说着它们自己的故事。不过，放在本书引用的上下文背景之中，我所选择插入的歌词只是些幽默风趣的词句，这些词句与我在书中阐述的观点或描述的情形有某种关联。有些时候，歌词会说明或强化书中的论点。另一些时候，二者之间的联系表现在歌名、歌曲的演唱者，抑或是音乐时代本身。不过，大部分情况下，歌词都是在强调书本内容的情感场景—在我写下你看到的这些文字时的感受。不管怎么说，这些歌词总是会提供一个机会，让你一窥我那个神奇楼阁（我对自己大脑的称呼）的内部情形。

或许这些歌词也会激发你产生类似的情感，或许不会这样。不管会不会，都请你在碰到歌词引用的地方稍事停顿，看看会让你有何感受。你可能会有意外的惊喜。