职业教育岗位技能培训“双证书”课程系列教材·工业和信息化部IT职业技术培训教材：Office商务办公实用教程

《Office商务办公实用教程》采用任务和案例相结合的编写方式，以简明通俗的语言和生动真实的案例详细介绍了Office 2003系列软件在现代商务办公中的应用。全书主要分为四部分。第一部分是第1章-第8章，这部分从Word 2003的基础操作开始，由浅入深、循序渐进地介绍了Word 2003在商务办公中的应用。这部分所列举的案例有：会议迎宾水牌、信息告知水牌、商务传真、名片、购销合同、人事通告、产品说明书、商务回复函、个人简历、列车时刻表、会议邀请函、授权委托书、项目评占报告、可行性研究报告、应聘人员面试通知单、商务邀请函。第二部分是第9章-第13章，这部分宅要介绍Excel 2003在商务办公中的应用。这部分所列举的案例有：员工工资管理表、公司生产成本核算表、产品目录价格表、考勤表、活动节目单、公司日常费用表、现金流量表、销售分析统计表、损益分析表。第三部分是第14章-第16章，这部分主要介绍PowerPoint 2003在商务办公中的应用。这部分所列举的案例有：市场推广计划、公司年终总结、公司简介、职位应聘演示报告、产品行业推广方案、营销案例分析。第四部分是第17章和第18章，这部分主要介绍Access 2003在商务办公中的应用。这部分所列举的案例有：销售管理系统、考生管理系统、订单管理系统、院校招生信息系统。
《Office商务办公实用教程》适合作为商务办公人员的自学教程，也可以作为各类计算机培训班的培训教程和大中专院校非计算机专业学生的实用参考资料。
《Office商务办公实用教程》配有电子教学参考资料包和智能化考试系统（试用版），详见课程体系介绍。

第1章 Word2003基本操作——制作会议迎宾和信息告知水牌1
1.1 启动Word20032
1.1.1 标题栏2
1.1.2 菜单栏2
1.1.3 工具栏3
1.1.4 标尺3
1.1.5 状态栏4
1.1.6 滚动条4
1.1.7 任务窗格4
1.1.8 对话框5
1.2 打开文档6
1.2.1 利用“打开”对话框打开文档7
1.2.2 以只读或副本方式打开文档8
1.3 保存文档8
1.3.1 保存新建文档8
1.3.2 保存打开并修改的文档9
1.4 视图方式和文档结构图9
1.4.1 普通视图9
1.4.2 Web版式视图10
1.4.3 页面视图10
1.4.4 大纲视图11
1.4.5 阅读版式视图11
1.4.6 文档结构图11
举一反三制作用餐信息水牌12
知识拓展14
习题1 15

第2章 文档的基本编辑方法——制作商务传真和名片16
2.1 创建文档17
2.2 输入文本18
2.2.1 定位插入点18
2.2.2 选择输入法19
2.2.3 输入文本19
2.2.4 输入特殊文本20
2.2.5 插入日期和时间21
2.3 移动或复制文本22
2.3.1 利用鼠标移动或复制文本22
2.3.2 利用剪贴板移动或复制文本22
2.4 拼写和语法检查23
举一反三利用向导制作名片23
知识拓展26
习题2 28

第3章 文档基本格式的编排——制作购销合同模板和人事通告29
3.1 设置字符格式30
3.1.1 利用工具栏设置字符格式30
3.1.2 利用对话框设置字符格式32
3.2 设置段落格式33
3.2.1 设置段落对齐方式34
3.2.2 设置段落缩进35
3.2.3 设置行间距和段间距36
3.3 应用编号38
3.4 设置制表位38
3.4.1 制表位的类型38
3.4.2 利用标尺设置制表位39
3.4.3 利用菜单命令设置制表位39
3.5 应用格式刷40
3.6 操作的撤销与恢复41
3.6.1 撤销操作41
3.6.2 恢复操作41
举一反三制作人事通告41
知识拓展45
习题3 46

第4章 文档版面的编排——制作产品说明书和商务回复函48
4.1 分页与分节49
4.1.1 分页49
4.1.2 分节50
4.2 分栏排版51
4.2.1 设置分栏51
4.2.2 控制栏中断52
4.2.3 平均每栏中的内容52
4.2.4 取消分栏53
4.3 首字下沉53
4.4 添加页眉和页脚54
4.4.1 创建页脚54
4.4.2 创建首页不同的页眉和页脚54
4.4.3 创建奇偶页不同的页眉和页脚55
4.5 打印文档57
4.5.1 打印预览57
4.5.2 快速打印58
4.5.3 一般打印58
举一反三制作商务回复函60
知识拓展62
习题4 63

第5章 在Word2003中应用表格——制作个人简历和列车时刻表65
5.1 创建表格66
5.1.1 利用“插入表格”对话框创建表格66
5.1.2 利用“插入表格”按钮创建表格67
5.2 编辑表格67
5.2.1 在表格中输入文本和信息67
5.2.2 插入、删除行（列）68
5.2.3 合并、拆分单元格69
5.3 修饰表格70
5.3.1 调整行高、列宽及单元格的宽度70
5.3.2 设置表格中的文本72
5.3.3 设置表格边框和底纹73
5.4 利用模板创建简历75
举一反三制作列车时刻表76
知识拓展79
习题5 81

第6章 Word2003的图文混排功能——制作会议邀请函和授权委托书83
6.1 设置页面83
6.1.1 设置纸张大小84
6.1.2 设置页面边距84
6.2 应用图片84
6.2.1 插入图片84
6.2.2 设置图片版式85
6.2.3 设置图片大小86
6.2.4 调整图片位置88
6.2.5 裁剪图片88
6.3 制作艺术字88
6.3.1 插入艺术字88
6.3.2 调整艺术字位置89
6.3.3 设置艺术字填充90
6.3.4 设置艺术字阴影91
6.4 应用文本框91
6.4.1 绘制文本框91
6.4.2 在文本框中输入文本91
6.4.3 设置文本框92
6.5 绘制自选图形93
6.5.1 绘制自选图形93
6.5.2 调整自选图形94
6.5.3 设置自选图形效果94
举一反三制作授权委托书96
知识拓展99
习题6 100

第7章 Word2003高级编排技术——制作项目评估报告和可行性研究报告102
7.1 应用样式103
7.1.1 使用样式103
7.1.2 创建样式104
7.1.3 修改样式106
7.2 为文档添加注释107
7.2.1 插入脚注和尾注107
7.2.2 查看和修改脚注或尾注108
7.2.3 删除脚注或尾注108
7.3 添加题注和交叉引用108
7.3.1 插入题注108
7.3.2 添加交叉引用110
7.4 制作文档目录110
7.4.1 提取目录111
7.4.2 更新目录112
7.5 查找与替换文本112
7.5.1 查找文本112
7.5.2 替换文本113
举一反三制作可行性研究报告114
知识拓展118
习题7 119

第8章 Word2003的邮件合并功能——制作应聘人员面试通知单和商务邀请函121
8.1 创建主文档121
8.2 打开数据源122
8.3 插入合并域124
8.4 设置合并选项125
8.5 合并文档126
举一反三制作商务邀请函127
知识拓展131
习题8 132

第9章 Excel2003基础数据的编辑——制作员工工资管理表和公司生产成本核算表133
9.1 创建工作簿134
9.1.1 编辑栏134
9.1.2 状态栏135
9.1.3 工作簿窗口135
9.2 输入数据136
9.2.1 输入字符型数据136
9.2.2 输入数字137
9.2.3 输入日期和时间138
9.2.4 移动或复制数据139
9.2.5 单元格内容的修改140
9.3 自动填充数据141
9.3.1 填充相同的数据141
9.3.2 填充数据序列142
9.4 输入公式143
9.4.1 公式中的运算符143
9.4.2 运算顺序144
9.4.3 创建公式145
9.5 单元格的引用145
9.5.1 相对引用145
9.5.2 绝对引用146
9.5.3 混合引用146
9.5.4 公式自动填充146
9.6 应用函数147
9.6.1 直接输入函数147
9.6.2 插入函数147
举一反三制作公司生产成本核算表149
知识拓展151
习题9 152

第10章 工作表的修饰——格式化员工工资管理表和产品目录价格表154
10.1 插入、删除行或列154
10.1.1 插入行或列155
10.1.2 删除行或列155
10.2 设置单元格格式156
10.2.1 设置数字格式156
10.2.2 设置对齐格式157
10.2.3 设置字体格式159
10.3 调整行高与列宽160
10.3.1 调整行高160
10.3.2 调整列宽161
10.4 设置边框162
10.5 在工作表中添加批注163
10.5.1 为单元格添加批注163
10.5.2 显示、隐藏、删除或编辑批注163
举一反三制作产品目录及价格表164
知识拓展166
习题10 168

第11章 工作表与工作表间的操作与编辑——制作考勤表和活动节目单170
11.1 操作工作表170
11.1.1 重命名工作表171
11.1.2 插入或删除工作表171
11.1.3 移动或复制工作表172
11.2 工作表间的操作173
11.2.1 工作表组的操作173
11.2.2 不同工作表间的单元格复制175
11.2.3 不同工作表间的单元格引用175
11.3 冻结工作表窗口176
11.4 保护工作簿或工作表177
11.4.1 设置打开权限177
11.4.2 保护工作簿178
11.4.3 保护工作表178
11.4.4 保护单元格179
11.5 打印工作表180
11.5.1 页面设置180
11.5.2 打印预览185
11.5.3 打印工作表185
举一反三制作活动节目单186
知识拓展189
习题11 190

第12章 数据的分析与处理——制作公司日常费用表和现金流量表191
12.1 建立数据清单191
12.1.1 创建数据清单192
12.1.2 利用数据清单管理数据193
12.2 排序数据195
12.2.1 按一列排序195
12.2.2 按多列排序196
12.3 数据筛选197
12.3.1 自动筛选197
12.3.2 自定义筛选198
12.3.3 筛选前10个198
12.4 利用分类汇总统计数据199
12.4.1 分类汇总199
12.4.2 嵌套分类汇总200
12.4.3 分级显示数据200
举一反三制作现金流量表201
习题12 203

第13章 Excel2003图表的应用——制作销售分析统计表和损益分析表205
13.1 创建图表205
13.2 调整图表207
13.2.1 调整图表的大小208
13.2.2 调整图表的位置208
13.3 编辑图表中的数据208
13.3.1 向图表中添加数据209
13.3.2 更改图表中的数值209
13.3.3 删除图表中的数据210
13.3.4 调整图表数据的顺序210
13.4 格式化图表210
13.4.1 图表对象的选取210
13.4.2 设置图表区格式211
13.4.3 设置绘图区格式212
13.4.4 设置图表标题213
13.4.5 格式化图表坐标轴213
13.5 图表对象的组合叠放214
13.6 打印图表216
举一反三制作损益分析表216
习题13 218

第14章 幻灯片的制作——制作市场推广计划和公司年终总结219
14.1 创建演示文稿220
14.2 编辑幻灯片中的文本221
14.2.1 添加文本221
14.2.2 设置文本格式223
14.3 丰富幻灯片页面效果226
14.3.1 在幻灯片中应用艺术字226
14.3.2 在幻灯片中应用图片227
14.3.3 在幻灯片中应用自选图形227
14.3.4 在幻灯片中应用表格229
14.3.5 在幻灯片中插入图示230
14.4 添加、移动、删除幻灯片232
14.4.1 添加幻灯片232
14.4.2 移动幻灯片232
14.4.3 删除幻灯片233
14.5 演示文稿的视图方式233
14.5.1 普通视图233
14.5.2 大纲视图234
14.5.3 幻灯片浏览视图234
14.5.4 幻灯片放映视图235
举一反三制作公司年终总结235
知识拓展239
习题14 240

第15章 幻灯片的设计——制作公司简介和职位应聘演示报告242
15.1 使用Word大纲创建演示文稿242
15.2 设置幻灯片外观243
15.2.1 应用设计模板243
15.2.2 应用配色方案244
15.2.3 设置幻灯片背景245
15.2.4 应用母版246
15.3 为幻灯片添加动画效果247
15.3.1 设置幻灯片的切换效果247
15.3.2 动画方案249
15.3.3 自定义动画效果250
15.4 创建交互式演示文稿252
15.4.1 动作按钮的应用252
15.4.2 设置超链接253
举一反三制作职位竞聘演示报告254
知识拓展259
习题15 261

第16章 幻灯片的放映——制作产品行业推广方案和营销案例分析262
16.1 设置幻灯片放映263
16.1.1 设置放映方式263
16.1.2 自定义放映263
16.1.3 设置换片方式265
16.2 控制演讲者放映265
16.2.1 启动演讲者放映265
16.2.2 定位幻灯片266
16.2.3 应用自定义放映266
16.2.4 绘图笔的应用266
16.2.5 屏幕选项267
举一反三制作营销案例分析268
知识拓展269
习题16 270

第17章 Access数据表和查询的操作——制作销售管理系统和考生管理系统271
17.1 创建数据库271
17.1.1 创建空白数据库272
17.1.2 数据库对象272
17.2 数据库的表操作274
17.2.1 表创建的基本方法274
17.2.2 字段的基本操作279
17.2.3 数据表的关系280
17.3 查询的操作282
17.3.1 创建查询282
17.3.2 设置查询条件283
举一反三制作考生管理系统286
知识拓展291
习题17 293

第18章 Access窗体的操作——制作订单管理系统和院校招生信息系统294
18.1 了解窗体294
18.1.1 窗体结构简介295
18.1.2 窗体的功能295
18.2 创建窗体295
18.2.1 自动创建窗体296
18.2.2 使用向导创建窗体296
18.3 控件的使用298
18.3.1 工具箱中各按钮的功能298
18.3.2 常用控件的使用299
18.3.3 调整窗体的控件303
18.4 操作窗体304
18.4.1 添加或删除数据304
18.4.2 修改窗体中的记录305
18.4.3 筛选数据305
举一反三制作院校招生信息系统305
知识拓展309
习题18 310

表明使用该组合键可以执行该命令，这些组合键又称为快捷键。如果某个菜单命令之后带后缀“…”，单击该命令时会出现对话框，用户可以在对话框中完成更复杂的设置。如果某个菜单命令之后带，单击该菜单命令会出现一个子菜单。按下Alt键可以激活菜单栏，此时用户如果输入菜单名后带下画线的字母可激活相应的菜单，例如，按.Alt+E组合键可以打开“编辑”下拉菜单。出现下拉菜单时，用户可以使用键盘的上、下方向键将高亮条移动到要选择的命令上然后按回车键；也可以直接输入菜单命令之后带下画线的字母。例如，当出现“编辑”下拉菜单时，可以直接输入“F”来选择“查找”命令，打开“查找和替换”对话框。
1.1.3工具栏
工具栏位于菜单栏下方，Word 2003将一些常用的命令制作成工具按钮，按照不同的功能列在不同的工具栏中。用鼠标单击某个按钮，可以快速执行对应的菜单命令，原来需要几步才能完成的操作或设置，现在只要用鼠标单击对应的命令按钮就可以了。
工具栏是使用Word 2003的强有力助手，从事不同的工作往往要使用不同的工具。Word 2003为用户提供了多种工具栏，每个工具栏都有自己的名称和一组完成特定操作所需要的工具按钮。
1.显示或隐藏工具栏
Word 2003提供了许多工具栏，通常一次只显示两到三个工具栏。Word 2003在默认情况下只显示“常用”、“格式”工具栏和任务窗格。
如果要使用其他工具栏首先应将其显示在界面上，显示某个工具栏的具体步骤如下：
（1）执行“视图”一“工具栏”命令，或在任意的工具栏上单击鼠标右键，打开如图1-3所示的“工具栏”子菜单。
（2）在“工具栏”子菜单中列出了可以显示或隐藏的工具栏，如果用户要显示某个工具栏，只要在“工具栏”子菜单用中鼠标单击相应的工具栏名称，这时菜单命令左侧出现“√”标记，表明该工具栏已被选中；如果要隐藏该工具栏，再次用鼠标单击“工具栏”子菜单中的工具栏名称取消左侧的“√”标记即可。
2.工具栏中的按钮
工具栏中的按钮分为三类，如图1.4所示。一类只有一个图标按钮，使用时只需单击该按钮，就可以完成一个特定的操作。另一类由一个图标按钮和一个下三角箭头组成，称之为复合按钮，使用时单击该按钮右侧的下三角箭头将打开一个下拉列表，用户可以在下拉列表中进行更多的选择。第三类由一个输入框和一个下三角箭头组成，称之为组合框，组合框的使用与复合按钮类似，不同的是用户可以在输入框中直接输入自己的选择。例如，“字体”列表就是一个典型的组合框，用户可以在下拉列表中选择字体也可以直接输入字体，当然输入的字体必须是有效字体。
1.1.4标尺
标尺分为水平标尺和垂直标尺，用来度量页面的尺寸。执行“视图”一“标尺”命令可以显示或隐藏标尺，如果在“标尺”命令前有“√”标记，则标尺被显示出来。在Word 2003中垂直标尺只有在“页面视图”和“打印预览”视图中才能显示。

工业和信息产业职业教育教学指导委员会由教育部职业教育与成人教育司、工业和信息化部人事司批准成立，由全国工业和信息产业行业企业及职业教育工作者、专家等组成，开展工业和信息产业职业教育的理论与实践研究、指导、交流、协作等工作。接受中华人民共和国教育部职业教育与成人教育司、工业和信息化部人事司的业务指导和监督管理。
针对当前职业学校的IT相关专业课程设置与社会需求之间存在的差距，用人岗位职业技能教育的适用性不强这一难题，工业和信息化部电子行业职业技能鉴定指导中心，致力于培养中国IT技能紧缺型实用人才，通过建立面向岗位技能的课程体系，以弥补在现有学校专业课程设置与社会岗位需求之间存在的空缺和差距，开创了工业和信息化系统专业技能培训项目，通过课程置换、院校合作的教学模式，与全国的职业院校展开广泛合作。工业和信息化系统专业技能培训课程体系与工业和信息产业职业教育教学指导委员会的教研优势相结合，以企业人才需求为中心，学员择业为核心，课程设计研发为重心，共同设计并开发出“职业教育岗位技能培训‘双证书’课程体系”，包括“办公自动化（OA）”、“Office商务办公（B-OA）”、“网络应用（NA）”：“平面设计（PD）”、“网页设计（WD）”、“三维动画设计（3D）”；“网络安全（NS）”、“计算机系统维护（CM）”、“企业网络管理（NE）”；“政务管理与电子应用（EA）”、“电子商务管理与应用（EB）”等企业高需求人才的专业技能培训课程，为广大职业学校的学生提供了一条结合企业岗位需求的职业教育和培训途径。
“职业教育岗位技能培训‘双证书’课程体系”，除了提供课程设计及配套教材、师资培训之外，还依托MyDEC专业教育机构先进的“MTS4.0智能化考试系统”，为广大职业学校提供专业课程的期末考试、学生专业能力测评及分析、就业推荐等实用的技术支持服务；学生还可以根据就业的需求在获取毕业证书的同时也获取工业和信息化部“工业和信息化系统专业技能培训项目”的“工业和信息化系统专业技能证书”。
《Office商务办公实用教程》一书是“职业教育岗位技能培训‘双证书’课程体系”中“Office商务办公（B-OA）”课程的指定教材。该书以实用为主导，采用任务和案例相结合的编写方式，以简明通俗的语言和生动真实的案例详细介绍了Office 2003系列软件在现代商务办公中的应用，该书精选现代商业活动中白领人员日常办公常见的问题作为案例，通过本书的学习能让读者快速地应用Office软件做好自己的工作，而不是花费大量的时间去孤立的学习菜单和命令，从而提高工作效率，提高其现代商务办公技能。
参加本书编写的有：汪磊、陈松涛、居义杰、程远炳、王大印、宝力高、普宁、钟宏伟、马传连、赵树林、张龙、李南、王为、肖建芳、徐津、王庆华、马喜等。由于时间仓促加之水平有限，书中如有差错及不足之处，敬请广大专家和读者给予批评指正。