第1部分.关于领导者
在这一部分，我们将注意力聚焦于你，即领导者自身。之所以要从探讨领导者自身开始，是因为我们认为如果你不能有效地领导自己，就无法有效地领导他人。然而，关于领导力，已经有数不清的理论模型、方法和技能，足以让你头晕目眩。
在本部分的四个章节中，我们精练地总结了在你试图领导他人之前，自己必须要做的准备。当然，我们的建议是有科学依据的。读完这一部分，你将具备以下能力：
. 用同样的时间来完成更多的工作（第一章）例如，你是否知道，虽然你纠正不了一个坏习惯，但却可以培养一个好习惯来替代它？
. 在事情进展不顺时更快地重整旗鼓（第二章）例如，你是否知道，在工作遇到困难的时期，学习者的姿态比专家姿态更能有效推进工作？
. 拥有更大的影响力（第三章）例如，你是否知道，你的职位越高，你的情绪对下属工作效率的影响就越大？
. 不仅仅要解决问题（第四章）例如，你是否知道，有一种方法可以调整你对负面消息的反应方式，从而将团队的工作效率提高近40%？
我们在每一章都分享了可以立即运用的实用性方法。这些方法都曾经过实践检验，并且都是基于最新的研究结果。现在就请您开始阅读吧！
第一章
高效的管理者：不仅仅是管理时间
根据美国心理学会的调查，70%的美国人反映，工作是他们生活压力的一个重大来源。此外，与德国人相比，美国人平均每天工作多于8小时，但工作效率却不及德国人。过去50多年里，心理学家主张人们为他们的日常活动制作日程表。令人吃惊的是，与1965年相比，人们每天可以自由支配的时间仅仅多了一个小时。我们看起来比以往更忙碌，但完成的工作量却越来越少。
我们知道要确定优先工作项目，制作待办事项清单，将大目标分割成小块逐一完成。然而，许多人低估了拨出时间列工作计划的重要性。虽然我们心里知道应该做什么，但有时很难摆脱固有的习惯。在培训数百名企业主和经理人所获得的经验中，我们发现了三个导致生产率低下的原因：过度工作，同时处理多项事务，拖延。
过度工作。我们的一位客户保罗是某数据服务公司的领导者，业务遍及全球。他的状态不仅是工作过度，简直已经到了筋疲力尽的地步。“我们在三大洲拥有17个分部，跨越了8个时区，这让我简直无法停止工作。”他郁闷地说。保罗的工作状态并不是特例。
朝九晚五的工作时间已经被一天24小时、一周7天的连轴转所取代。在一次对12名千禧一代（1984~1995年生人）的非正式调查中，玛格丽特问：“9–5对你来说意味着什么？”最常见的答案是：“昨晚的球赛比分。”
对大多数人而言，每周工作40个小时已经成为历史，这源于现代社会的两个巨大变化：首先是经济全球化，另外，科技的发展使我们每时每刻都能进入工作状态。我们曾经认为东西海岸同时办公很具挑战性。在当今的全球化商业运作下，即便安排一次电话会议也可能难度很大。无论怎样安排，总有人需要在午夜起床才能参加会议。
保罗描述了他一天的工作常态：“我命令自己在晚上7点以前离开办公室，并且限制了自己在家里的工作量。这对我来说是一个巨大的转变。以前我会从早上7点工作到晚上8点或9点，凌晨起床再继续工作到早上5点。也就是说，我根本不能保持工作与生活之间的平衡。”
即使在家里工作，由于科技产品尽在手边，你仍然可能过度工作。我们的客户经常抱怨说，他们的邮箱被蜂拥而至的邮件塞满，需要花费大量时间处理。我们的一位客户艾莉领导着一个刚被收购的财务服务公司的整合小组。对她来说，每天工作11个小时是家常便饭，而且这11个小时仅仅是在办公室里的时间。“我通常晚上6点下班，这样可以及时赶回家与丈夫和孩子共进晚餐。然后洗碗，做家务，等孩子们都睡着了，我还要花好几个小时处理邮件，处理完才能上床睡觉。日复一日。”
雅虎公司首席执行官玛丽莎·梅耶尔曾经说过：“我处理起邮件来就像跑一场马拉松比赛。有时我在周六或周日处理邮件，一处理就是10~14个小时之久。”梅耶尔说她一周要工作90个小时，每半年才有一个星期的休假。
同时处理多项事务。我们的客户埃迪，一边排队买火鸡三明治，一边用手机浏览收件箱，收听一封语音邮件。他心急火燎地冲回办公室，收银员对他喊道：“还没找你钱呢！”等他到了办公室，正巧赶上12点30分开始的电话会议，参加会议的还有他的上司和团队其他成员。在电话会议上报到后，他按下静音键，抽空处理了几封邮件。在回复第三封邮件时他的手机铃声响了，是他的高尔夫球友发来的短信，正回短信时，又听见上司叫他：“埃迪，你在吗？”他赶紧回话：“我在。”“关于这个问题，你有什么好的解决办法吗？”上司问他。好的解决办法？埃迪压根儿不知道大家在谈论些什么。
许多客户告诉我们，他们实在太忙了，只能同时做几件事，只有这样才能完成这些任务。他们在开车的时候参加电话会议；在开会的时候上网搜索信息；一边打电话，一边回邮件。人们认为同时处理多项事务效率更高，这大错特错。我们将同时处理多项事务对工作效率最大的影响称为“转换成本”，当注意力从一件事转移到另一件事，或者从一个焦点转移到另一个焦点时，需要付出额外的精力。事实上，我们在不同任务之间转换时，工作效率降低了40%。这意味着，在正常的8小时工作时间内，同时处理多项事务相当于浪费3个小时的工作时间。
马丁·塞利格曼是积极心理学的创始人之一，有时他会在主题演讲进行到15分钟时说：“作为心理学家，我可以判断，诸位当中有一半人在听我讲话，另一半人正在进行性幻想。”一部分听众会大笑起来，而其余的听众则会茫然四顾，以为自己错过了什么精彩内容。
玛格丽特在刚开始运作工作室时，也用了类似的方法。“接下来的两小时，请想象我们坐在电影院里，”她笑着说，“请大家关闭电子设备。”接着，她问参与者们是否知道什么叫“心不在焉”。一部分人会点头。“心不在焉的意思是身体在一个地方，但心却溜走了。就好像你们在开每周电话例会时把手机调成静音查阅邮件那样。”房间里几乎所有参与者都不约而同地露出了惭愧的笑容。
2007年进行的一项研究表明，社交媒体会打乱人们的工作进程，降低工作效率和创新能力，每年造成的经济损失达6 500亿美元。据估计，仅回复邮件一项每年就会造成700亿美元的损失。
设想一下，你在起草一份报告时，一封邮件弹出来。你当即回复邮件，然后继续起草报告。接着，又收到一条短信，你又回了短信。研究表明，当你回复完邮件或短信再继续写时，将花费更长时间使注意力回到报告上。这就是转换成本。
如果不在多个任务之间来回跳跃，我们通常会获得更多灵感。例如，Monster.com的创始人杰夫·泰勒，就是在睡梦中想到去做一个在线求职网站的。他说，有些最好的战略思想恰恰是在他无所事事的时候想到的，而不是在同时做许多事情的时候。我们培训过的很多企业管理者告诉我们，他们是在一次慢跑或游泳后想到了解决棘手问题的办法。
在不同任务之间转换有一项隐形成本：破坏你的声誉。还记得埃迪吗？他后来告诉我们，他为没能参与会议讨论备感尴尬：“在我的上司和团队其他成员看来，我像个傻瓜。而且我失去了一部分他们对我的信任和尊重，需要时间来挽回。”
拖延。高效不仅仅需要良好的时间管理方法。特蕾西是一家财务服务公司的主管，她很忙碌，奔波于全美各地，帮助公司外派部门执行新的产品组合任务。新年伊始，上司交给她一个项目：用有限的资金筹备第二阶段的新产品展览。现在第一季度就快过去了，该项目仍然没有任何进展。特蕾西知道上司正在等着看她的筹备计划，但她一直希望能运用她在第一阶段获得的经验来使第二阶段的工作变得完美。特蕾西是一个完美主义者。
完美主义是高效的敌人。如果你有拖延的习惯，你很可能是一个完美主义者。如果你倾向于延期处理一些任务或项目，原因很可能是你想“用正确的方式去做”。研究发现，完美主义通常是这三种思维模式造成的：期待自己获得完美结果，期待别人获得完美结果，或者认为别人期待自己获得完美结果。
要做一名高效的领导者，你需要创造一种思维模式。你需要尽快执行任务，这样才能在正常的下班时间离开办公室。本章中，我们会向你展示四种经过检验的方法，它们能提高工作效率：“事先计划”，而不是“直接去做”；诱导自己进入状态；建立习惯，而非只是设定目标；如何事半功倍。
1.“事先计划”，而不是“直接去做”
我们对耐克公司的口号“Just do it”（直接去做）耳熟能详，而且我们相信这就是更有效率的行事方式。实际上这是误解。虽然在某些情况下“直接去做”是挺有用的，但研究表明，“事先计划”往往比“直接去做”效果更好。在你一头栽进工作之前，列一个简单的计划有助于提高工作效率。
圣诞节后第二天
哥伦比亚大学的心理学家彼得·戈尔维策研究了人们开始工作的动机。他招募了一些大学生来参与试验。其中一半被告知，他们需要在12月27日前递交一份报告，描述自己是如何度过圣诞节的。另一半被试的任务相同，但他们要提前确定完成任务的具体时间（比如在早饭后）和地点（比如在客厅的一个安静的角落），这些学生实际设置了一个我们所谓的“触发事件”。结果怎么样？在提前确定了写报告的具体时间和地点的学生中，71%的人在规定时间里发送了报告。另一组只有不到32%的学生按时完成了任务。戈尔维策的试验在几十种不同的情境下重复了大约100次。想要在截止日期前完成任务？如果你能提前确定完成任务的时间和地点，按时完成任务的概率将增大一倍。
增大完成任务的概率
我们经常需要某位雇员、同事或合作伙伴的配合才能顺利完成工作。根据上文提到的试验结果，我们可以得出一个有用的结论：如果能在人们的头脑中植入一个触发事件，或者最好事先确定执行任务的具体时间和地点，按时完成任务的概率就更大。举个例子。你说，“你能在上午10点钟开始的会议结束之后把那份报告送到会议室给我吗？”将比“乔，明天你能把那份报告交给我吗？”更有可能拿到那份报告。
我们可以从烟民身上学到什么
通过对30 000名成功戒烟的烟民进行研究，心理学家詹姆斯·普罗哈斯卡创建了一个理论模型，描述人们在生活中是如何改变旧习惯的。他最大的发现是，人们通常会一时兴起，立即行动（“我从明天开始就不抽烟了”），而不会提前做好充分的准备工作，促使改变有效进行。他们的意愿可能非常真诚，然而，如果没有恰当的计划，成功的可能性非常小。所以，在你急于采取行动之前，抽出时间来，列出一天、一周或一个月的具体计划，并且在计划时，为自己设定触发事件。
2.诱导自己进入状态
在汤姆·克鲁斯主演的电影《少数派报告》中，预防犯罪部门能够提前预见一起案件的发生。试想，如果你能提前预知自己每天能完成的任务，结果会怎样呢？
在写这本书时，玛格丽特确实做到了这一点。在一天的工作结束时，她就给塞尼亚发一封邮件，告知进度，并附上最新完成的内容。但你知道这封邮件她是在什么时间写的吗？她上午坐在电脑前开始工作时，便第一时间写好了邮件。在她起草这封邮件时，这些内容都还没有付诸行动呢。她用过去时态描述了一天“已经”完成的任务。在某种意义上，玛格丽特是在“骗”自己开始工作。下面有两个“骗”自己开始工作的技术：蔡格尼克记忆效应和蒂娜的“哈哈！”清单技术。
蔡格尼克记忆效应
将近100年前的一项研究揭示了一点关于生产效率的奥秘。心理学研究者布卢玛·蔡格尼克发现，不一次性完成一项工作可能是件好事。假如你同意参与一项研究，在这项研究中，研究者给你20项需要依次完成的任务，其中包括做泥塑、做算术、做一个纸箱、完成一个拼图游戏等。当你在执行这些任务时，有一半的任务会在你有机会完成之前被打断（被打断的任务是随机选择的）。在研究结束之前，研究者让你向他叙述你都做了哪些任务。你会更容易记起那些被打断未完成的任务呢，还是会更容易记起那些你顺利完成的任务呢？有趣的是，那些被打断的任务给人留下的记忆更深刻。
这个结论对你的工作有什么帮助呢？把一项只完成了一部分的任务放在你的桌上，这样，到了第二天早上，你立即就知道该做些什么。这就是蔡格尼克记忆效应。故意留下未完成的任务：在写下整段内容之前列出大纲，或者在制成产品前写好演示文稿。
我们有位客户叫桑贾伊，他不爱早起，通常很难在上午进入工作状态，然而他又痛恨自己浪费时间。蔡格尼克记忆效应对他来说很适用。桑贾伊决定将他管理的信息技术部门与整个公司不同的业务线更好地统合起来。“我已经与所有的大股东都谈过了，”他告诉我们，“但我还需要在明天下午开会之前以邮件形式通知大家相关的业务变化。”我们问他：“你今天下午就起草这份通知，明天上午审阅一遍后再发送出去。如此一来你明天上午一起床就知道要做什么了。”桑贾伊不仅在这件事上尝试了这个技术，而且后来我们了解到，他几乎每天都会为第二天早上留下一些未完成的任务，这样他就能顺利启动每天上午的工作了。
蔡格尼克记忆效应起作用的前提是，一定要有个开始。比如说你希望联系一位潜在客户，但还不确定具体如何操作。如果你只是想着“我应该联系这位客户”，蔡格尼克记忆效应是无法发挥作用的。你需要有个开头，这样才能创造一个未完成的结尾。可以写下你与客户联系时需要重点注意些什么，或者在互联网上搜索客户所在公司的相关信息。然后停下来。一段时间以后再回过头来继续，你的工作会更有成效的。
第一次洗车，还是第三次去洗车
诱导自己开始做一件事的另一种方法是：假装你已经开始做了。两位研究者在一家专业洗车店做了一个研究。第一次来这家洗车店的顾客会得到一张积分卡。其中一半顾客的积分卡上有8个空格，每洗一次车，店家会在积分卡的空格处盖一个章。积分规则是，洗满8次车就可以得到1次免费洗车的机会。另一半顾客得到的积分卡上有10个空格，但是前两个空格处已经盖了章（也就是说这个积分卡已经完成了1/5的积分）。在接下来的9个月里，洗车店统计有多少顾客获得了免费洗车的机会。积分卡上有8个空格的这一组，19%的顾客到店里洗过8次车，获得了一次免费洗车的机会。积分卡上有10个空格、其中两个空格盖过章的这一组，32%的顾客填满了剩余的8个空格，获得了一次免费洗车的机会。在一项任务已经启动之后，人们更容易坚持下去。
你如何才能专注于推进某个项目或任务，避免从一开始就停滞不前？试试被我们戏称为蒂娜的“哈哈！”清单的技术吧。我们有一位叫蒂娜的客户，她总是在自己的待办清单上写下几个实际上已经完成的事项，然后又很快把它们从清单上划掉。“哈哈！没有比看着待办清单上已经有几件事被划掉的感觉更好的了。”她跟我们说。听起来很疯狂？也许吧，但这确实挺管用的。
在电视机前的一分钟
茱莉是加州大学洛杉矶分校心理学家罗伯特·莫勒的病人。茱莉是一位单亲妈妈，体重超标，过度工作，还患有糖尿病。莫勒通常会建议他的病人每天运动30分钟，但他知道这个建议对茱莉来说可能没用。于是他问茱莉：“你看电视吗？”
茱莉疑惑地看着他：“看啊。”
“你能在每次看电视的时候站起来走动一分钟吗？”
茱莉盯着莫勒，心想他是不是在跟自己开玩笑，回答说：“可以。”
他们商定在接下来的两周时间里，茱莉每天看电视的时候要站起来走动一分钟。两周后，茱莉很积极地向莫勒医生反馈：“我可以每天再做一分钟别的什么事吗？”在一定程度上，莫勒已经成功地诱发茱莉开始了一个运动计划。在接下来的三个月里，茱莉不断在生活中寻找片刻的空闲时间做运动，毕竟这不是什么难事。事实上，一项研究证明，一天内以每次5分钟为单位，做够30分钟的运动效果与持续做30分钟运动的效果是一样的。
让我们把这个思路运用在工作上。如何让自己开始一项已经拖延已久的项目呢？单看表面现象，卡拉似乎总是不能按时完成手上的项目。但事实上，卡拉不是一个爱偷懒的人。上级安排给她负责的战略性项目，她经常拖延，难以动手执行，这已经给她的职业生涯带来负面影响。相反，她把时间都用来应对各种危机了。卡拉来见我们的时候状态非常低落。
“我觉得事情都失控了，”她说，“我走得越快，反而越落后。我必须在这个人才战略项目上取得进展，但我总是没有大块的时间来工作。”
“关于这项任务，如果只给你5分钟，你会做些什么？”我们问她。
“5分钟根本不够。”她反驳道。很明显，我们这个“馊主意”惹恼了她。
“确实不够，但是如果你只有5分钟呢，你会做些什么？”我们继续问她。
“也许我会匆匆记下需要输入电脑的人名，然后安排一些会议。”
“很好，这是一个开始，”我们说，“如果要使这个项目进展1%，你还能做些什么？或者换句话说，现在你能采取的最小，但却能使项目取得最大且最有效率的进展的步骤是什么呢？”
“我想应该是从公司的内联网中拿到模版，填入我手头现有的信息。”卡拉回答说。
“现在，你有一个好的开始了。下周见面交谈时，我们希望你能把如何推进这个项目的所有小步骤都清楚说出来。”
在接下来的电话咨询中，卡拉与我们分享了她在这一人才战略项目中取得的进展。她已经成功地通过不断积累小步骤完成了一项重要的项目。
通过下面这些简单而有力的提问，可以帮助自己、雇员和合作伙伴启动几乎所有事情：
如果现在只给你5分钟时间，你会做些什么？
如果要使这个项目取得仅仅1%的进展，你会做些什么？
现在你能采取的最小，但却能使项目取得最大且最有效率的进展的步骤是什么呢？
这两个工具——事先计划和诱导自己进入状态——是通过建立新的行为模式来提高工作效率。而下面的工具是通过终止某些行为方式来提高工作效率。
……
