用图表说话：麦肯锡商务沟通完全工具箱（珍藏版）

关于报表的制作、演示的方法，我们似乎一直处于摸索的状态中。面对着左右手一般熟悉的EXCEL和PPT软件，大家都知道怎样把图表做得很绚丽，却不知如何将其表现得为有效。于是，我们不得不忍受事倍功半的视觉垃圾，忘记了“图表应该节省一千句话，而不是需要一千句话来解释”。《用图表说话：麦肯锡商务沟通完全工具箱（珍藏版）》是一本从读者需求出发，将技巧和理念系统结合起来的书，揭示了准备成功商业演示所必备的技能和技巧，教你怎样把信息和思想变成令人信服的有影响力的图表，使听众明白无误地理解你的意图。数百条有价值的技巧和方法可使你的演示生动有趣并产生轰动效应。花少的时间，用简单的方法直击问题的要害吧！

基恩·泽拉兹尼，世界著名管理咨询公司——麦肯锡公司负责形象化沟通的主管。主要负责提供有创造性的建议，并协助专业人员筹划形象化演示和书面报告，包括设计沟通策略、组织演示梗概、解释数据或概念、推荐图表图片等形象化模式，设计情节串联图板，训练演示者。同时他还设计并领导了全公司的交流训练项目，他代表公司定期在芝加哥、哥伦比亚、哈佛等商学院就如何做好商业演示作讲座。他的著作畅销全球，已被译成法语、德语、意大利语、西班牙语和葡萄牙语。本书正是作者多年从事商业演示的经验总结

第1章 选择图表
决定你的信息（从数据到信息）
确定相对关系（从数据到相对关系）
选择图表形式（从相对关系到图表）
练习A
练习B

第2章使用图表
信息标题
双重相对关系
刻度尺
成分相对关系
项目相对关系
时间序列相对关系（条形图）
时间序列相对关系（折线图）
时间序列相对关系（组合图表）
频率分布相对关系
相关性相对关系

第3章用概念及比喻说话
寻求解决问题的方案
解决问题的方案：可视概念
解决问题的方案：可视比喻

第4章玩转图表
越简单越好
越多越好
差异越大越好
越有创造性越好
练习

每月的第三个礼拜二上午9点，是指导委员会的例会时间。这次例会，为调整这天余下时间的行动安排，委员会主席要求这个快速提升上来的经理——就让我们暂且称他为Frank吧——去准备一份有关目前行业内竞争状况和公司业绩的报告，以便确定新的投资方向。
为了做好这项工作，Frank做了许多研究，在其陈述内容的主线上下工夫，而且准备了一系列的可视辅助材料来帮他用图表表达。就像我们中的大多数人那样，Frank意识到图表是一种重要的表达形式。这是因为一旦图表被很好地构思并设计出来，与不把数据制作成图表的形式相比，它能够使我们的交流更加迅速、清晰。如果图表没有被很好地构思或设计，就像Frank那样，提供的信息就会使我们糊涂而不是更清晰。让我们坐在一起听听Frank的陈述，同时小声地讨论他那“栩栩如生”的图表的有效性吧！
Frank开始了：女士们、先生们，早上好！我的目的是展示公司现在的情况，并且讨论如何提升公司的业绩。我希望在座各位能支持我提出的进军发展中国家的想法。我已经设计好了几个供大家阅读的辅助材料，我打算利用它们把我的观点表达得更加清晰。
首先，我想指出我们正处于一个健康的行业环境下进行竞争。从图0-1中我们可以看得很清楚：图表横向排列了三种类型的公司，纵向排列了11项指标，而且我们可以看到各个公司的业绩都是相当出色的。你坐在观众中间，怀疑自己的视力是不是下降了，因为你根本无法看清楚那些数字。
Frank接着说：在整个行业中，我们公司的业绩一直是很突出的。例如，2000年以来我们的业绩一直在持续增长，当然，除了2002年因罢工的影响而使业绩有所下降。
“哦”，你惊讶地低声说道，“我刚才错过什么了吗？”我能发誓我听到Frank说销售业绩已经明显地增长了，但我所看到的却是一系列展示主要产品所占市场份额的饼图。哦！等一下，我明白了！他指的是每个饼图(如图0-2所示)下面的数据！
Frank又继续说：与我们的主要竞争对手相比较，我们的投资回报排在首位，已经达到14%……
“什么排在第一位？谁排在第一位？”你说，“从这个图形(见图0-3)中，我看投资回报率正在上下波动啊……”
而且，自从2000年以来，在其他三个竞争对手丢掉市场份额的同时，我们和另一个竞争对手的市场份额却在增长(见图0-4)。
你在受挫的感觉中叹了一口气，“有人在我的橘子汁里放了麻醉剂了么？为什么我感觉我的眼睛和耳朵不是在和同一个人交流呢？难道我正在听取混乱糊涂的信号？我看到的图像与听到的怎么不一致啊？”
Frank继续说下去：在了解了这些销售业绩、ROI和市场份额发展趋势倾向的基础上，我极力建议将我们的产品销售到发展中国家。我们相信这些市场具有相当大的潜力。大家可能看不太明白这个图表(见图0-5)，那就让我解释一下。我所展示的是2005年全球市场情况以及对2015年全球市场的预计。在一系列研究的基础上，我们预计全球的市场将会从80亿美元增长到超过110亿美元。我将构成全球市场的11个国家分列出来，计算出了每个国家所占的份额，然后我又计算出了每年每个国家的年平均增长率，把它们列在中央。正如大家从这些数据中看到的那样，发展中国家预期将显示出最快的增长速度。
这时你感觉有人用肘部轻轻推了你一下，并在你耳边说：“奇怪啊！这些图片要靠发言者提供很多辅助材料才能让人听明白。我认为一张图片应该相当于1 000个字的说明，而并不需要任何其他补充。”
Frank说：首先我们需要说服高级管理层，让他们确信当地的政治以及社会环境因素不会破坏我们的计划。最近一个针对16位高层管理者的意见调查显示，赞成与反对的意见各占一半。
“现在，你的杂乱无章使我们实在难以容忍，而且你的饼图使我想到午餐后的
甜点。”
Frank的意图很正确：他想利用图表来支持他的陈述。但是他的做法效果却很糟糕：他使用的一系列难以辨认、难以理解的图表降低了他的报告价值。我们来回顾一下他用过的图表，看看它们的失败之处。图0-1难以辨认。就像所有难以辨认的图那样，它患有APK综合症。症状就是报告者更关心的是他把什么东西放进了图表，而不是听众能从中得到什么。
Frank不懂做图表的字体要比报告的字体大4倍，而图表应该比通常表格简洁两倍，这样才能让人一目了然，就好比在开车看到广告牌和阅读杂志读到广告时，你感觉的那样。
而最后一张图，也就是图0-6，却又是另一种极端，它表达的信息是那么简单，完全不必要使用，这个信息完全可以只用文字来单独表达。也就是说，除了这种不必要的使用简单的图进行说明的情况之外，还有很多情况你可以完全不用图表：
1. 有时候图表显示出来的某些内容的精确度，给人的感觉就像大炮发射的范围及射程那样精准，这可能会引起误解。
2 . 还有些时候，对于听众很习惯的固定数据模式，比如有关公司的收益与损失情况的列表，如果将列表转换成图形，会使听众感觉很迷惑。
3. 有些人可能会对图表不习惯，或者抵制图表，或者对图表的作用产生怀疑，那么这种情况下就不要使用图表。
使用图表的一条黄金定律是：“越简单越好。” 制作图表相当耗费时间与精力，而且，你用的图表越多，能够记住它们的人反而会越少。如果在一个报告中只使用一个图表， 那么它会得到100%的听众的注意； 而如果你连续使用100个图表，有可能没有一个图表会让你的听众记住。
图0-5，就是描述全球市场的那一个，我称之为“图形化的表格”，既不像图，又不像表格。如果图不起作用，那么我们就希望表上的那些信息能引起人们的注意，但往往在大多数情况下，二者都不起作用。毫无疑问，这个图表能帮助Frank看清不同国家与增长的对应关系。但是，Frank没有将这些帮助他分析的图表转换为更简单的形式。
剩下的图0-2、图0-3和图0-4，有我们将数据转换成一个图形时都会遇到的问题：图形使用错误。在图0-2里，在需要使用折线图的地方他提供的却是饼图；在图0-3里，在应该使用条形图的地方他使用的却是折线图；在图0-4里，应该使用柱形图，而他却使用了散点图。
为了能够更快更准确地反映他要传递的信息，这三个图表应该是以下这个样子的。
尽管因2002年的罢工打击造成业绩下滑，但销售额还是从2000年的120万美元增长到2005年的340万美元，如图0-2(修改后)所示。
与4 个竞争对手相比， 我们在2 0 0 5年以14%的投资回报率排在首位， 如图0-3(修改后)所示。我们的市场份额已经上涨了4 个百分点， 从2 0 0 0 年的11%增长到了现在的15%。在我们的4个竞争对手中，A、C和D都损失了市场份额，但B的市场份额有所提升，如图0-4(修改后)所示。
现在这些图表都发挥了作用。这些图表中提供的信息有力地支持了标题，而标题反过来又补充了图表所论述的内容。在这种情况下，信息出现在图表中要比放在列表中更好。
现在你应该明白这本书的意图了。它的目的就在于通过教你如何选择并使用图表，从而帮助你向听众表达，不管图表是在哪里使用——在你的商业陈述或者报告中，在你的管理信息系统中，在你的电脑绘图软件包里，在你的年度报告里，抑或是杂志或报纸的文章上。
在接下来的第1章，我们将主要研究怎样把数据变成图表的形式。在第2章中，我们将提供一些典型的图表形式以供你借鉴。在第3章中，我们将会展示给你如何运用概念性的图片来传达信息，以及如何使用视觉性的隐喻。你肯定已经看到，我们随书提供了一张光盘，上面有供你下载的图片。
我说过，图表是一种重要形式的语言。它与其他任何一种语言一样，如果我们想精通，就必须有时间和耐心来学习词汇，然后练习它直到其成为你的习惯。因为多加练习要比单纯口头说说效果好得多，所以我就在书中插入了练习题以方便读者练习学过的课程。另外，第4章提供了附加的练习内容。在这里，我将展示一系列需要改进的图表，要求你自己改进它们，然后再与我的解决方案作比较。
现在，让我们进入关于如何选择图表的课程吧！