职业教育岗位技能培训“双证书”课程系列教材·工业和信息化部IT职业技术培训教材：办公自动化实用教程

《办公自动化实用教程》配有电子教学参考资料包和智能化考试系列（试用版）。

《办公自动化实用教程》针对于在短时间内能够掌握计算机知识和操作技能的读者所编撰的培训教程，内容由Windows XP、Word 2003、Excel 2003、PowerPoint 2003和Access 2003五个部分组成。全书共分为19章，主要包括Windows XP的基本操作、文件与文件夹的操作、Windows XP的设置、Word 2003的基本操作、文档基本格式的设置、Word 2003表格的应用、编排图文混排文档、文档页面的编排、Word 2003的高级排版技术、Excel 2003的基本操作、工作表的编辑、Excel 2003的数据分析功能、Excel 2003图表的应用、打印工作表、PowerPoint 2003的基本操作、幻灯片的基本编辑、幻灯片的设计、Access 2003的基本操作和Access数据库的操作。
《办公自动化实用教程》注重操作技能的培训，力求用通俗易懂的语言使读者尽快掌握Windows XP操作系统和Office 2003办公软件的应用。《办公自动化实用教程》适合作为计算机初学者的自学教程，也可以作为各类计算机培训班的培训教程和大中专院校非计算机专业学生的实用参考资料。
《办公自动化实用教程》配有电子教学参考资料包和智能化考试系统（试用版），详见课程体系介绍。

第1章 Windows XP的基本操作 1
1.1 微型计算机的组成 1
1.1.1 计算机的硬件系统 2
1.1.2 计算机的软件系统 2
1.2 启动windows XP 2
1.3 Windows XP的桌面 2
1.3.1 桌面风格 3
1.3.2 开始菜单 3
1.3.3 任务栏 4
1.4 Windows XP的窗口简介 5
1.4.1 窗口的构成 5
1.4.2 窗口的最大化和最小化 5
1.4.3 窗口的移动和调整 6
1.4.4 窗口的切换 6
1.5 运行应用程序 6
1.5.1 从“开始”菜单中启动程序 7
1.5.2 从桌面启动程序 7
1.5.3 使用“运行”命令启动程序 7
1.6 使用菜单命令 7
1.6.1 使用菜单命令 8
1.6.2 使用快捷菜单 8
1.7 对话框 8
1.8 输入法设置 9
1.8.1 输入法安装 9
1.8.2 输入法的切换 10
1.8.3 输入法的状态条 10
1.9 注销用户 11
1.10 退出系统 11
习题1 12

第2章 文件与文件夹的操作 13
2.1 文件与文件夹的概念 13
2.1.1 文件 13
2.1.2 文件夹 14
2.1.3 驱动器 14
2.2 利用“我的电脑”管理磁盘 14
2.2.1 利用“我的电脑”查看磁盘信息 14
2.2.2 排列文件和文件夹 15
2.2.3 文件查看方式 15
2.3 文件与文件夹常用操作 16
2.3.1 选定文件与文件夹 16
2.3.2 新建文件夹 17
2.3.3 移动或复制文件与文件夹 17
2.3.4 重命名文件与文件夹 18
2.3.5 删除文件与文件夹 18
2.3.6 查找文件与文件夹 18
2.4 管理回收站 19
2.4.1 恢复文件或文件夹 20
2.4.2 永久删除文件或文件夹 20
习题2 20

第3章 Windows XP的设置 21
3.1 设置Windows XP的桌面 21
3.1.1 设置桌面背景 21
3.1.2 设置外观 22
3.1.3 设置屏幕分辨率和刷新频率 22
3.1.4 设置屏幕保护程序 23
3.2 设置系统日期和时间 24
3.3 应用程序安装与卸载 25
3.3.1 安装应用程序 25
3.3.2 卸载应用程序 25
3.4 硬件安装与卸载 26
3.4.1 使用安装新硬件向导 26
3.4.2 改变驱动程序 27
3.5 用户账户管理 28
3.5.1 创建新账户 28
3.5.2 更改账户 29
3.5.3 启用或禁用来宾账户 29
3.6 添加、配置和删除打印机 30
3.6.1 添加打印机 30
3.6.2 删除打印机 32
3.6.3 配置打印机 32
习题3 33

第4章 Word 2003的基本操作——制作会议备忘录和奖状 34
4.1 创建新文档 35
4.1.1 创建空白文档 35
4.1.2 根据模板或向导新建文档 38
4.2 文本的编辑 40
4.2.1 定位插入点 40
4.2.2 输入文本的基本方法 41
4.2.3 特殊文本的输入 42
4.2.4 插入时间和日期 43
4.3 保存文档 43
4.3.1 保存新建文档 44
4.3.2 保存打开并修改的文档 44
4.3.3 关闭文档 44
4.4 打开文档 45
4.4.1 利用“打开”对话框打开文档 45
4.4.2 以只读或副本方式打开文档 45
4.4.3 打开最近操作过的文档 46
4.5 Word 2003的视图 47
4.6 拼写和语法检查 48
举一反三 利用模板制作奖状 49
知识拓展 50
习题4 52

第5章 文档基本格式的设置——制作转正申请书和求职信 54
5.1 设置字符格式 54
5.1.1 利用工具栏设置字符格式 55
5.1.2 利用对话框设置字符格式 56
5.1.3 设置字符间距 56
5.1.4 设置动态效果 57
5.2 设置段落格式 58
5.2.1 设置段落缩进格式 58
5.2.2 设置段落对齐格式 59
5.2.3 设置段落间距和行间距 60
5.3 格式刷的应用 61
5.4 操作的撤销、恢复和重复 62
5.4.1 撤销操作 62
5.4.2 恢复操作 62
5.4.3 重复操作 63
举一反三 制作求职信 63
知识拓展 66
习题5 67

第6章 Word 2003表格的应用——制作处理请示单和用车记录表 70
6.1 创建表格 70
6.1.1 利用“插入表格”对话框创建表格 71
6.1.2 利用“插入表格”按钮创建表格 71
6.2 编辑表格 72
6.2.1 在表格中输入数据 72
6.2.2 插入、删除行（列） 72
6.2.3 合并、拆分单元格 73
6.3 修饰表格 74
6.3.1 调整行高、列宽及单元格的宽度 75
6.3.2 设置表格中的文本 77
6.3.3 设置表格边框 78
举一反三 制作用车记录表 79
知识拓展 82
习题6 83

第7章 编排图文混排文档——制作内部刊物和企划方案 84
7.1 应用文本框 85
7.1.1 绘制横排文本框 85
7.1.2 设置文本框格式 85
7.1.3 绘制竖排文本框 87
7.2 在文档中应用图片 88
7.2.1 插入图片 88
7.2.2 设置图片版式 88
7.2.3 调整图片大小 89
7.3 在文档中应用艺术字 91
7.3.1 创建艺术字 91
7.3.2 设置艺术字效果 91
7.4 绘制自选图形 94
7.4.1 绘制自选图形 95
7.4.2 设置自选图形的效果 95
举一反三 制作企划方案 97
知识拓展 99
习题7 100

第8章 文档页面的编排——排版电子文稿和电子板报 102
8.1 设置页面 102
8.1.1 设置纸张大小 103
8.1.2 设置页面边距 103
8.1.3 设置文档网格 104
8.2 特殊版式的应用 105
8.2.1 分栏排版 105
8.2.2 设置首字下沉 106
8.3 添加页眉和页脚 107
8.3.1 创建页眉和页脚 107
8.3.2 创建不同风格的页眉和页脚 108
举一反三 制作电子板报 109
知识拓展 112
习题8 113

第9章 Word 2003高级排版技术——制作培训教材和劳动合同范本 115
9.1 应用样式 115
9.1.1 使用样式 116
9.1.2 创建样式 117
9.1.3 修改样式 118
9.1.4 删除样式 119
9.2 设置项目符号 119
9.3 插入脚注和尾注 120
9.4 制作文档目录 122
9.4.1 提取目录 122
9.4.2 更新目录 123
9.5 文档的打印 123
9.5.1 打印预览 123
9.5.2 打印的多种方式 124
举一反三 制作劳动合同范本 125
知识拓展 128
习题9 130

第10章 Excel 2003的基本操作 131
10.1 创建工作簿 131
10.1.1 创建空白工作簿 131
10.1.2 根据模板或向导创建工作簿 131
10.2 认识Excel 2003的工作界面 132
10.2.1 编辑栏 132
10.2.2 状态栏 133
10.2.3 工作簿窗口 133
10.3 在工作表中输入数据 134
10.3.1 输入字符型数据 134
10.3.2 输入数字 135
10.3.3 输入日期和时间 135
10.3.4 填充数据 135
10.4 保存与关闭工作簿 137
10.4.1 保存工作簿 137
10.4.2 关闭工作簿 138
习题10 138

第11章 工作表的编辑——制作文件发放记录和会议日程安排表 139
11.1 编辑工作表 139
11.1.1 单元格、行和列的选择 139
11.1.2 移动或复制数据 140
11.1.3 修改数据 142
11.1.4 插入、删除行（列）或单元格 142
11.2 单元格的格式化 144
11.2.1 设置字符格式 144
11.2.2 设置数字格式 145
11.2.3 设置对齐格式 146
11.3 调整行高与列宽 148
11.3.1 行高的调整 148
11.3.2 列宽的调整 149
11.4 添加边框和底纹 149
11.4.1 添加边框 149
11.4.2 添加底纹 150
11.5 操作工作表 151
11.5.1 重命名工作表 151
11.5.2 移动、复制工作表 151
11.5.3 插入、删除工作表 152
举一反三 会议日程安排表 153
知识拓展 155
习题11 157

第12章 Excel 2003的数据分析功能——制作考试成绩表和员工工资表 158
12.1 使用公式 158
12.1.1 公式中的运算符 159
12.1.2 运算顺序 159
12.1.3 创建公式 160
12.1.4 单元格的引用 160
12.2 应用函数 162
12.2.1 直接输入函数 162
12.2.2 插入函数 162
12.3 排序数据 163
12.3.1 按单列排序 164
12.3.2 按多列排序 165
12.4 数据筛选 165
12.4.1 自动筛选 165
12.4.2 自定义筛选 166
12.4.3 筛选前10个 167
12.5 数据分类汇总 168
12.5.1 创建分类汇总 168
12.5.2 分级显示数据 168
举一反三 制作员工工资表 169
知识拓展 172
习题12 173

第13章 Excel 2003图表的应用——制作库存商品统计图和商品销售数据透视表 175
13.1 创建图表 175
13.2 图表的编辑 178
13.2.1 调整图表的大小 178
13.2.2 调整图表的位置 178
13.2.3 编辑图表中的数据 179
13.3 格式化图表 180
13.3.1 图表对象的选取 180
13.3.2 设置图表区的格式 181
13.3.3 设置绘图区格式 182
13.3.4 设置图表标题格式 183
举一反三 制作商品销售情况数据透视表 183
知识拓展 186
习题13 187

第14章 打印工作表 188
14.1 页面设置 188
14.1.1 设置页面选项 189
14.1.2 设置页边距 190
14.1.3 设置页眉和页脚 190
14.1.4 设置工作表选项 192
14.2 打印预览 193
14.3 打印工作表 194
举一反三 打印库存商品统计图图表 194
知识拓展 195
习题14 196

第15章 PowerPoint 2003的基本操作 197
15.1 新建演示文稿 197
15.1.1 创建空白演示文稿 197
15.1.2 根据模板或向导创建演示文稿 197
15.2 PowerPoint 2003的工作界面 198
15.3 演示文稿的视图方式 200
15.4 保存与关闭演示文稿 201
15.4.1 保存演示文稿 201
15.4.2 关闭演示文稿 202
习题15 203

第16章 幻灯片的基本编辑——制作实验报告和会议讲座幻灯片 204
16.1 输入文本 204
16.1.1 利用占位符添加文本 204
16.1.2 利用文本框添加文本 205
16.2 编辑文本 206
16.2.1 设置文本格式 206
16.2.2 设置段落格式 207
16.3 幻灯片的编辑 209
16.3.1 添加幻灯片 209
16.3.2 移动幻灯片 209
16.3.3 删除幻灯片 210
……
第17章 幻灯片的设计——制作旅游行程安排和工程项目进度报告 219
第18章 Access 2003的基本操作 236
第19章 Access数据库的操作——制作产品管理和联系人管理数据库 244

Windows XP的功能虽然强大，但它只是为应用程序提供了一个操作平台，用户要使用某个软件必须首先在操作系统中安装它，所以在使用计算机的过程中不可避免地要安装一些必需的软件。在计算机的存储空间不大的情况下还可以将一些不再使用的程序卸载以释放磁盘空间。
3.3.1安装应用程序
绝大部分应用软件的安装过程都是大致相同的。有些较大型的软件如Delphi，Visual C++等，它们的安装过程需要较多的步骤，用户需要清楚每一步操作的作用和注意事项，相对来说会比较烦琐；而很多中小型软件如办公软件、Windows管理软件等，它们的安装过程就相对简单得多。
一般说来，应用软件的安装有两种方式：一种是从光盘直接安装，即把某个应用程序的安装光盘放到光驱中后系统会自动启动安装程序；另一种是通过双击相应的安装图标，一般名称为“Setup”或者“Installation”，同样也可以启动安装程序。另外还有一些程序通过双击应用软件的图标就可启动安装程序。
启动安装程序，进入欢迎界面，然后按照安装向导一步一步进行操作。在安装过程中用户只要能够理解向导中每一步骤的安装作用，正确设置其中的选项，就可以顺利地将所需要的应用软件安装成功。在安装成功后计算机会给出提示，表示安装成功，有些软件在安装成功后需要重新启动计算机才能生效。如果安装不成功，计算机也会给出提示，用户可以根据提示重新安装。
3.3.2卸载应用程序
对于那些不再使用的应用程序，用户可以将其卸载，以释放更多的磁盘空间。卸载应用程序的操作步骤如下：
（1）单击“开始”按钮，打开“开始”菜单。在“开始”菜单中选择“控制面板”命令，打开“控制面板”窗口。

工业和信息产业职业教育教学指导委员会由教育部职业教育与成人教育司、工业和信息化部人事司批准成立，由全国工业和信息产业行业企业及职业教育工作者、专家等组成，开展工业和信息产业职业教育的理论与实践研究、指导、交流、协作等工作。接受中华人民共和国教育部职业教育与成人教育司、工业和信息化部人事司的业务指导和监督管理。
针对当前职业学校的IT相关专业课程设置与社会需求之间存在的差距，用人岗位职业技能教育的适用性不强这一难题，工业和信息化部电子行业职业技能鉴定指导中心，致力于培养中国IT技能紧缺型实用人才，通过建立面向岗位技能的课程体系，以弥补在现有学校专业课程设置与社会岗位需求之间存在的空缺和差距，开创了工业和信息化系统专业技能培训项目，通过课程置换、院校合作的教学模式，与全国的职业院校展开广泛合作。工业和信息化系统专业技能培训课程体系与工业和信息产业职业教育教学指导委员会的教研优势相结合，以企业人才需求为中心，学员择业为核心，课程设计研发为重心，共同设计并开发出职业教育岗位技能培训双证书课程体系，包括办公自动化“（OA）”、“Office商务办公（B-OA）”、“网络应用（NA）”；“平面设计（PD）”、“网页设计（WD）”、“三维动画设计（3D）”；网络安全“（NS）”、“计算机系统维护（CM）”、“企业网络管理（NE）”；“政务管理与电子应用（EA）”、“电子商务管理与应用（EB）”等企业高需求人才的专业技能培训课程，为广大职业学校的学生提供了一条结合企业岗位需求的职业教育和培训途径。
职业教育岗位技能培训双证书课程体系，除了提供课程设计及配套教材、师资培训之外，还依托工业和信息化系统专业技能培训项目支持单位jMYDEC专业教育机构，应用MYDEC自主研发科学严谨的MTS4.0智能化考试系统为广大职业学校提供专业课程的期末考试、学生专业能力测评及分析、就业推荐等实用的技术支持服务；学生还可以根据就业的需求在获取毕业证书的同时也获取工业和信息化部工业和信息化系统专业技能培训项目的工业和信息化系统专业技能证书。
《平面设计实用教程》一书是职业教育岗位技能培训双证书课程体系中平面设计（PD）课程的指定教材。该书以目前应用最为广泛的.Adobe公司的平面设计软件为主线，采用任务和案例相结合的编写方式，以简明通俗的语言和生动真实的案例详细介绍了PhotoshopCS3、Illustrator CS3、In Design CS3软件这几个常用的平面设计软件，并重点讲解各软件在平面设计和图形图像处理中的实际操作。通过本书的学习能让读者快速地应用以上软件做好自己的工作，并达到各个软件综合应用的目的，而不是花费大量的时间去孤立地学习菜单和命令，从而提高工作效率，提高其平面设计和图形图像处理技能。
参加本书编写的有：卓志宏、刘松立、孙晓文、程远炳、王大印、宝力高、普宁、钟宏伟、马传连、赵树林、张龙、李南、王为、肖建芳、徐津、王庆华、马喜等。由于时间仓促加之水平有限，书中如有差错及不足之处，敬请广大专家和读者给予批评指正。